Onay Bekleyenler

Katılımcıların onaya gönderdiği hazırlıkların firma başına tek satırlık kuyruğu — hangi bölümlerin beklediği, ne zamandan beri beklediği, inceleme ve tümünü onaylama.

Menüdeki yeri: Katılımcı Yönetimi › Onay Bekleyenler
Gerekli yetki: Katılımcı kayıtlarını onaylama ve reddetme
Paket özelliği: Katılımcı Yönetimi

Ne işe yarar

Katılımcı hazırlığını portalda tek seferde gönderir; bu yüzden gönderilenler burada da firma başına tek satır olarak toplanır. Onay Bekleyenler, karar vermeniz gereken bütün hazırlıkları, en uzun bekleyenden başlayarak listeler. Her satır katılımın operasyon kartına götürür; bölümler orada tek tek onaylanır ya da gerekçesiyle geri gönderilir. Her şey uygunsa firmanın bekleyen kayıtlarının tümünü buradan tek tıkla onaylayabilirsiniz.

Aynı kuyruğa panodaki Onay bekleyen kayıt kartından ve Benim İşlerim ekranındaki Katılımcı kayıtları satırından da ulaşırsınız.

Ekranda neler var

Filtreler: fuar (Tüm fuarlar) ve adım (Tüm adımlar; Katalog Bilgileri, Yaka Kartları, Teknik Form, Alınlık, Teknik Hizmetler, Ekstra Malzemeler, Belgeler).
Sütunlar:
- Firma: firma ve altında fuar.
- Bekleyen bölümler: onay bekleyen her bölüm için bir etiket; birden çok kaydı bekleyen bölümde kayıt sayısı yazar. Teknik Form ile alınlık tek etikettir.
- Gönderim: firmanın en eski bekleyen kaydının gönderildiği zaman ve gönderen kişi.
- Bekleme: en eski kaydın kaç iş günüdür beklediği ("Bugün gönderildi", "2 iş günüdür bekliyor"). Rozet, Aksiyon Merkezi'nin kuralıyla renklenir: 2 iş günü ve üstü sarı; 5 iş günü ve üstü ya da fuara 7 gün veya daha az kaldıysa kırmızı (fuarın yaklaştığı da yazar).
İncelemeye başla: sayfanın üstündeki düğme en uzun bekleyen firmanın Onaylar sekmesini açar. Oradan Sıradaki onay bekleyen ile kuyruğun geri kalanına geçilir.
Satır işlemleri:
- İncele: katılımın operasyon kartını Onaylar sekmesinde açar.
- Bekleyenlerin tümünü onayla: firmanın bu katılımda bekleyen bütün kayıtlarını onaylar; önce onay sorulur.

Kuyruk boşsa "Onay bekleyen kayıt yok" yazar.

Kuyrukta neler yer alır

Katılımcının gönderdiği ve Onayınızı bekliyor durumundaki kayıtlar: katalog bilgileri, yaka kartları, teknik form ve alınlık, teknik hizmet talebi, ekstra malzeme siparişi ve fuara özel belgeler.
İncelemeye gönderilmiş firma belgeleri. Firma belgesi firmanın kartındadır; bu yüzden firmanın bitmemiş her fuarında ayrı satırda görünür. Bir yerde verilen karar hepsi için geçerlidir.
Katılımcının kaydedip göndermediği taslaklar kuyruğa girmez.
Alınlık baskı provaları bu listede değil, katılımın Onaylar sekmesinde son onayınızı bekler.

Nasıl yapılır

Bir firmanın hazırlığını incelemek

Satırda İncele'ye ya da sayfanın üstündeki İncelemeye başla'ya tıklayın; operasyon kartı Onaylar sekmesinde açılır.
Onay bekleyen sütunundaki her kartın İçerik bölümünde kaydın alanlarını okuyun; belgede Dosyayı aç ile dosyayı açın. Daha önce karar verilmiş bir kayıt yeniden gönderildiyse kartında Son karardan bu yana değişenler yazar. Bütün ayrıntı için kaydın bağlantısı bölüm sekmesini açar.
Uygun kayıtları Onayla ile onaylayın; uygun olmayanları Reddet ile geri gönderin. Ret penceresinde her not için alanı seçip bölüme uygun bir Hazır gerekçe seçebilir ya da kendi notunuzu yazabilirsiniz; birden çok alan için en fazla üç not gönderilir. Emin olmadığınız bir kayıtta Soru sor ile kaydı reddetmeden katılımcıya sorun; yanıt gelince kartta Katılımcı yanıtladı yazar.
Kalan kayıtların hepsi uygunsa Bekleyenlerin tümünü onayla'ya basın.
Sayfanın üstündeki Sıradaki onay bekleyen ile bir sonraki firmaya geçin; aynı fuardan bekleyen varsa önce o gelir.

Bir firmanın bütün bekleyenlerini onaylamak

Gerekirse listeyi fuara göre süzün.
Firmanın satırında Bekleyenlerin tümünü onayla'ya basın.
Açılan pencerede kaç kaydın onaylanacağını okuyun ve onaylayın. Ekran kaç kaydın onaylandığını söyler.

Kurallar ve dikkat edilecekler

Bekleyenlerin tümünü onayla, her kaydı tek başına onaylanıyormuş gibi onaylar: yaka kartları numarasını alır; katılım kesinleşmişse onaylanan sipariş, teknik hizmet ve alınlık tedarikçilere iş emri olarak gider. Hepsi tek işlemde yapılır; biri onaylanamazsa hiçbiri onaylanmaz.
Onaylanan sipariş ve teknik hizmet talepleri borç yazmaz; borç, onları içeren sözleşmeyi katılımcı onaylayınca doğar.
Onay ya da ret sonrasında firmanın portal kullanıcılarına, kendi dillerinde e-posta gider; bir kerede onaylananlar tek e-postadır. Retlerde e-posta notları da söyler; hazır gerekçeler okuyanın dilindedir.
Katılımcı hazırlığını gönderdiğinde katılımın operasyon sorumlusuna (yoksa satış sorumlusuna) kaç kaydın gönderildiğini ve bu kuyruğa giden bağlantıyı söyleyen bir e-posta gider.
Onay yetkisi olan herkes, üst çubuktaki zilde bekleyen kayıtları görür: zil bekleyen kayıt sayısını gösterir, menüde her katılım bir satırdır (firma, fuar, gönderilen bölümler, kayıt sayısı ve gönderim zamanı) ve satır katılımın Onaylar sekmesini açar. Karar verilen kayıtlar zilden kendiliğinden düşer.
2 iş gününden uzun süredir bekleyen ya da fuarı 7 gün içinde başlayacak kayıtlar Aksiyon Merkezi'ne de düşer.
Kuyruk yalnız görebildiğiniz şubelerin fuarlarını gösterir.
Ekran Katılımcı kayıtlarını onaylama ve reddetme yetkisiyle açılır; aynı yetki operasyon kartındaki Onayla ve Reddet düğmeleri için de gerekir.

İpucu: Katılımcı başına bütün kararları — bekleyen, onaylanmayan ve onaylanan — tek yerde görmek için katılımın operasyon kartındaki Onaylar sekmesini kullanın.