Yönetici Asistanı

Ne işe yarar

Yönetici Asistanı, paneldeki kayıtlar hakkında yazdığınız sorulara yanıt verir: "Bu hafta kimler ödeme yaptı?", "En kritik katılımcılar hangileri?", "ABC Tekstil ile en son ne konuştuk?" gibi. Bir rapor ya da liste aramak yerine sorunuzu yazarsınız; asistan ilgili kayıtları okur, özetler ve sizi gerekirse doğru ekrana götürür.

Asistan platformun nasıl kullanıldığını da bilir: "Katılımcıya istisna nasıl tanımlanır?", "Alınlık provası nedir?", "Bu sayfada ne yapabilirim?" gibi sorulara bu kılavuzdan yanıt verir. Yanıtı kılavuzun ilgili bölümüne dayanır ve okuduğu sayfaları yanıtın altında bağlantı olarak verir.

Yanıtı bir yapay zekâ modeli yazar, ama rakamlar modelin değil platformundur. Asistan önce platformun okuma araçlarıyla kayıtları okur; model yalnız okunanları cümleye döker. Yanıttaki her sayının hangi ölçüme dayandığı ve hangi aracın okuduğu yanıtın altında yazar.

Asistan menünün en altında sabittir; menü kaydırılsa da hep görünür. Ayrıca şu yerlerden açılır:

• Yönetim Panosu ve Benim İşlerim ekranlarının sağ sütunu (başlıktaki Tam ekran bu sayfayı açar),
• firma ve firma grubu kartlarındaki Asistana sor düğmesi — "bu firma" ya da "bu grup" o kart olur,
• Aksiyon Merkezi'ndeki Yönetici asistanına sor düğmesi.

Kullanmadan önce

• Kuruluşunuzda aktif bir yapay zekâ servisi tanımlı olmalıdır (Ollama, OpenAI ya da Anthropic). Servis Yapay Zekâ Sağlayıcısı ekranında tanımlanır ve aynı anda yalnız bir servis aktif olabilir.
• Servis yoksa ekranda "Yapay zekâ sağlayıcısı tanımlı değil" yazar; sağlayıcı ayarlarını yönetme yetkiniz varsa Sağlayıcı tanımla düğmesi de çıkar. Panoların sağ sütununda ise asistan hiç gösterilmez.
• Servisin son bağlantı testi başarısız olduysa asistan "Yönetici asistanı şu anda kullanılamıyor." der.

Yönetim panosu, sistem önerileri ve günlük özet sağlayıcı olmadan da tam olarak çalışır; asistan bunlara eklenen bir soru sorma yoludur.

Ekranda neler var

Kapsam

Ekranın üstündeki Kapsam listesinden sorunun neyle ilgili olduğunu seçersiniz:

• Tüm organizasyon: yetkiniz kapsamındaki bütün veriler.
• Bir fuar: seçilen fuar bir ipucudur. Salon doluluğu gibi tek fuarlık sorular o fuarla yanıtlanır; "geçmiş fuarlar" ya da "tüm fuarlar" dediğinizde seçim sorunuzu sınırlamaz.

Fuar seçmeden de fuarın adını sorunuza yazabilirsiniz. Aynı ada uyan birden fazla fuar varsa asistan hangisini kastettiğinizi sorar. Asistanı bir firma ya da grup kartından açtıysanız kapsamın yanında Firma: … ya da Grup: … etiketi görünür; Kaldır ile bu bağlamı kaldırırsınız. Nasıl kullanılır? düğmesi kısa kullanım notlarını açar.

Başlangıç soruları

Konuşma boşken ekranda hazır sorular kart olarak durur; birine tıklamak o soruyu sormaktır.

Konuşma başladıktan sonra ilk üç soru, soru kutusunun üstünde kısa düğmeler olarak kalır; Diğer sorular ötekileri açar.

Soru kutusu ve konuşma

• Sorunuzu yazın kutusuna en çok 500 karakterlik bir soru yazıp gönderirsiniz.
• Asistan konuşmanın son altı soru-yanıtını hatırlar; "peki bunlardan hangisi gecikmiş?" gibi devam soruları sorabilirsiniz. Devam sorusunda rakamlar yeniden okunur, eski yanıttan kopyalanmaz.
• Konu değiştirirken Konuşmayı temizle ile baştan başlayın. Kapsamda başka bir fuar seçmek de ayrı bir konuşma açar.
• 30 dakika soru sormazsanız konuşma kendiliğinden kapanır.

Bir yanıtın parçaları

• Metin: sorunuzun yanıtı, paragraf ya da madde olarak.
• Liste: firmalar, taksitler, görevler gibi satırlar; her satırda durum, ad ve ayrıntı. Kaydı açma yetkiniz varsa satırın adı o kayda bağlantıdır.
• Ölçümler: yanıtın dayandığı sayılardan ilk üçü; daha fazlası Kanıtları göster altında.
• Kaynak satırı: hangi fuar ya da fuarların okunduğu, verinin hangi saatte okunduğu ve kullanılan araçların adları.
• Ekran düğmeleri: yanıtın konusuna göre Ödeme planlarını gör, Hazırlık ekranını aç, Benim İşlerim'i aç, Satış hunisini aç gibi bağlantılar.
• Kılavuz bağlantıları: kullanımla ilgili bir soruda asistanın okuduğu kılavuz sayfaları, "Kılavuz: Katılımcı Hazırlığı" gibi; yeni sekmede açılır.
• Seçenekler: asistan bir şeyi netleştirmek için soru sorduğunda bulduğu adları düğme olarak sunar; düğmeye tıklamanız yanıtınız olur.
• Uyarılar: bir şey ters gittiğinde yanıtın altında yazar. Bu durumda gösterilen İşlem no, destek isterken sorunuzun içeriğini paylaşmadan sorunu bulmaya yarar.

Neleri sorabilirsiniz

Asistan yalnız rolünüzde yetkisi bulunan konuları okuyabilir. Bir konunun yetkisi yoksa o konudaki soruyu yanıtlayacak bir araç da bulamaz.

Kullanım sorularında asistan bu kılavuzu okur ve yalnız kılavuzda yazanı anlatır; kılavuzda olmayan bir ekran ya da kural uydurmaz. Asistanı bir ekrandan açtığınızda (menünün altındaki Yönetici Asistanı ile ya da panodaki ve Benim İşlerim'deki sütundan) "bu sayfa" ve "bu ekran" geldiğiniz ekrandır.

Uzun listelerde asistan en çok 25 kaydı listeler (dikkat gerektiren konularda 15); tamamı için yanıttaki ekran düğmesini kullanın. Farklı para birimlerindeki tutarlar toplanmaz, ayrı ayrı yazılır.

Nasıl yapılır

Soru sormak

1. Menünün en altındaki Yönetici Asistanı'na tıklayın.
2. Gerekirse Kapsam listesinden bir fuar seçin.
3. Hazır sorulardan birine tıklayın ya da Sorunuzu yazın kutusuna sorunuzu yazıp gönderin.
4. Yanıtın altındaki ölçümlere ve kaynak satırına bakın; ayrıntı için ekran düğmesiyle ilgili ekranı açın.

Asistana görev hazırlatmak

Asistan kayıt oluşturmaz, ama istediğiniz görevin ya da randevunun taslağını hazırlar:

1. Ne istediğinizi yazın; örneğin "Bu firmayı yarın aramam için görev oluştur" ya da "Teklifi cuma günü takip etmek üzere Ahmet'e görev ata".
2. Yanıtın altında Onay bekliyor rozetli Görev taslağı kartı gelir: başlık, tür, firma, varsa yetkili, fuar ve fırsat, atanan kişi, tarih ve öncelik. Asistanın yaptığı varsayımlar kartın altında yazar.
3. Taslak doğruysa Onayla ve oluştur'a tıklayın. Bir şeyi değiştirmek için Düzenle'yi seçin; açılan ekranda başlık, tür, tarih, öncelik, E-posta hatırlatması, Atanan kişi, Yetkili ve açıklamayı değiştirip Onayla ve görevi oluştur'a basın.
4. Görev oluşturulduğunda "Görev oluşturuldu" mesajı ve Görevi aç bağlantısı görünür.

Kurallar ve dikkat edilecekler

• Yalnız sizin görebildikleriniz. Asistan sizin yetkilerinizle ve erişebildiğiniz şubelerle okur; yetkinizin dışındaki hiçbir veri yanıta girmez. Ne sorulursa sorulsun başka bir kuruluşun ya da şubenin kaydına ulaşamaz.
• Salt okunur. Asistan kayıt oluşturamaz, değiştiremez, silemez, mesaj gönderemez; mevcut görevleri değiştiremez ya da tamamlayamaz. Yaptığı tek hazırlık görev taslağıdır ve görev yalnız siz onayladığınızda oluşur.
• Rakamlar doğrulanır. Yanıttaki bilgiler okunan verilerle karşılaştırılır. Sistemden doğrulanamayan satırlar yanıttan çıkarılır, doğrulanamayan bir yanıt hiç gösterilmez; bu durumda yanıtın altında uyarı yazar. İki araç aynı bilgi için farklı değer okursa da uyarılırsınız; o zaman ilgili ekrandan kontrol edin.
• Görev taslağının kuralları. Gün ya da saat söylemezseniz yarın saat 10.00 önerilir ve bu varsayım kartta yazar; "yakında" gibi belirsiz bir ifadede tarih uydurulmaz, size sorulur. Aynı ada uyan iki firma ya da kişi varsa hangisini kastettiğiniz sorulur. Düzenle ekranında firma, firma grubu, fuar ve fırsat değiştirilemez. Taslak iki saat geçerlidir; aynı taslağı iki kez onaylamak tek görev oluşturur. Atanan kişi, görevleri görme yetkisi olan ve firmanın şubesine erişebilen aktif bir kullanıcı olmalıdır.
• Sorularınız nereye gider. Sorunuz ve yanıt için okunan veriler, kuruluşunuzun tanımladığı yapay zekâ servisine iletilir. Konuşma platformda kalıcı olarak saklanmaz; Yapay Zekâ Kullanımı ekranı yalnız sayıları gösterir, soru ve yanıt metinlerini göstermez.

İpucu: Asistanın verdiği bir yanıttan emin olmak istediğinizde kaynak satırındaki saate ve yanıtın altındaki ekran düğmesine bakın: aynı bilgiyi ilgili ekranda, aynı süzgeçle görürsünüz.

Sık sorulanlar

Asistan menüde neden görünmüyor?

Rolünüzde Yönetici asistanına soru sorma yetkisi yoksa menüde yer almaz. Yetkiniz varsa ama servis tanımlı değilse ekran açılır ve sağlayıcının tanımlı olmadığını söyler.

Asistan "Bu soruyu sistemden okumadan yanıtlayamam" dedi.

Asistan, sistemden okuyamadığı bir bilgiyi tahminle yanıtlamaz. Çoğu zaman sorunun konusu için rolünüzde gereken yetki yoktur; yukarıdaki tabloda konunun yetkisine bakın, yetkiyi rolünüze yöneticiniz Roller ve Yetkiler ekranından ekleyebilir. Yetkiniz varsa soruyu fuarın ya da firmanın adını yazarak yeniden sorun veya ilgili ekrandan bakın.

İlgili sayfalar

• Yapay Zekâ Sağlayıcısı
• Yapay Zekâ Kullanımı
• Yönetim Panosu
• Benim İşlerim
• Aksiyon Merkezi
• Görevler