Tedarikçiler

Ne işe yarar

Tedarikçi, fuarda sizin adınıza iş yapan firmadır: standları kuran, alınlıkları basan, elektriği çeken, mobilyayı getiren firmalar. efuar'da tedarikçi ayrı bir kayıt değildir; CRM'deki bir firmanın bir fuarda belirli bir iş için görevlendirilmesidir. Görevlendirdiğiniz firmaya fuarın kataloğundan kalemler yönlendirirsiniz; katılımcıların onaylanan siparişleri, teknik hizmet talepleri ve alınlıkları o firmaya iş emri olarak gider. Tedarikçi işlerini portaldaki tedarikçi çalışma alanında görür, yürütür ve bitirir.

Bu ekran, görebildiğiniz bütün fuarların tedarikçilerini tek listede gösterir. Tek fuarın tedarikçileri fuar kartının Tedarikçiler sekmesindedir.

Not: Fuarda iş yapmak katılım değildir. Görevlendirme firmaya stant, sözleşme ya da cari borç açmaz; aynı firma aynı fuarda hem katılımcı hem tedarikçi olabilir ve iki kayıt birbirinden ayrıdır.

Tedarikçiye iş nasıl gider

Ekranın üstündeki Tedarikçiye iş nasıl gider? rehberi süreci üç adımda özetler. Henüz tedarikçiniz yokken açık gelir; tedarikçileriniz olduktan sonra katlanır.

1. Firmayı fuarda görevlendirin. Tedarikçi ekle ile firmayı ve fuarda yapacağı işleri seçin; firma kayıtlı değilse formdaki Yeni firma ile ekleyin.
2. Kalemleri yönlendirin. Tedarikçinin kartındaki Kalemler sekmesinde hangi ekstra malzeme ve teknik hizmetleri bu firmanın yapacağını seçin. Alınlıkları basan firma, fuar kartının Operasyon Ayarları sekmesindeki Teknik Form bölümünde seçilir.
3. İş emirleri kendiliğinden açılır. Katılım kesinleşip sipariş, teknik hizmet talebi ya da alınlık onaylandığında iş emri açılır ve firmaya e-postayla bildirilir. Başka bir iş için tedarikçinin kartından Yeni iş emri verin.

Ekranda neler var

• Firma veya fuar ara kutusu ve süzgeçler: fuar (Tüm fuarlar), hizmet türü (Tüm hizmetler) ve durum (Tüm durumlar, Aktif, Pasif).
• Sayfanın üstünde Tedarikçi ekle. Listeyi bir fuara süzdüyseniz form o fuarla açılır ve kaydedince listeye dönersiniz.

Liste en yeni fuarla başlar. Bir satıra tıklamak tedarikçinin kartını listenin yanında açar; satırın sonundaki düzenleme düğmesi görevlendirmenin formunu açar.

Eski "Tedarikçi" katılım rolüyle fuara eklenmiş ve henüz görevlendirilmemiş firmalar varsa listenin üstünde bir not ve Katılımları gör bağlantısı çıkar. Bu rol artık verilmez ve firmaya iş vermez; açılan listede görevlendirilmemiş firmaların satırındaki Tedarikçi olarak görevlendir ile firmayı görevlendirebilirsiniz.

Hizmet türleri

Bir fuarda aynı işi birden çok firma yapabilir; bir firma da aynı fuarda birden çok iş alabilir. Her firma ve hizmet türü ayrı bir görevlendirmedir.

Fuar kartının Tedarikçiler sekmesi

• Fuarın tedarikçileri: aynı tablo, hizmet türüne göre gruplanmış ve her grubun yanında tedarikçi sayısıyla; aktif olanlar ve resmi tedarikçi önce gelir. Tedarikçi ekle formu bu fuarla açar.
• Katılımcıların kendi stant firmaları: katılımcının teknik formda bildirdiği, standını kuran firmalar; katılımcı ve stantları, stant firması, yetkilisi ve teknik formun durumu. Katılımcı bu sayfadaki Stant firması türündeki tedarikçilerden birini seçtiyse satırda "Fuarın stant firması" rozeti bulunur ve iletişim bilgileri firma kartından gelir. Elle yazılan firmalar organizatörün tedarikçisi değildir ve portal erişimleri yoktur. Bölüm Katılımcı operasyon kayıtlarını görüntüleme yetkisiyle görünür.

Fuar kartının Genel bakış penceresindeki Tedarikçiler kutusu, hizmet türüne göre görevli tedarikçi sayılarını gösterir.

Tedarikçi kartı

Kartın başında "Fuar tedarikçisi", firmanın adı, fuar ve hizmet türü; gerekiyorsa Resmi tedarikçi, Pasif, gecikmiş iş ve okunmamış mesaj sayısı yazar.

Kartın altında Düzenle ve, tedarikçiye hiç iş emri verilmemişse, Kaldır bulunur. Düzenle yalnız Resmi tedarikçi işaretini ve Not'u değiştirir; firma, fuar ve hizmet türü değişmez. Başka bir firma ya da iş, yeni bir görevlendirmedir.

Kalemleri yönlendirmek

Kalemleri düzenle, Karşıladığı kalemler ekranını açar. Solda fuarda fiyatlandırılmış ekstra malzemeler, sağda fuarda tanımlı teknik hizmetler kategorilere göre listelenir; kategori adının yanındaki kutu o kategorinin bütün kalemlerini seçer.

• İşaretlediğiniz kalemin onaylanan siparişleri bu tedarikçiye iş emri olarak gider. Satış, fiyat ve tahsilat organizatörde kalır: katılımcı yine sizden sipariş eder ve size borçlanır.
• Bir kalemi aynı anda tek tedarikçi karşılar. Başka bir tedarikçinin kalemi "Şu an: …" notuyla görünür; burada işaretlerseniz bu tedarikçiye geçer. İşareti kaldırdığınız kalem organizatöre döner.
• Alınlıklar burada yönlendirilmez; fuar kartının Operasyon Ayarları sekmesindeki Alınlığı basan firma ile verilir. Ayrıntı: Alınlıklar.
• Yönlendirme, daha önce onaylanmış siparişlere kendiliğinden iş vermez.

İpucu: Kalemi onaydan sonra yönlendirdiyseniz kartın Genel sekmesi kaç onaylı sipariş ya da talep için iş emri olmadığını söyler. İş emirlerini oluştur eksik işleri açar; düğmeye yeniden basmak hiçbir işi ikinci kez açmaz.

İş emirleri

İş emirleri nereden gelir

• Siparişten, talepten ve alınlıktan gelen işler yalnız katılım Kesinleşti durumundayken açılır. Aday bir katılımın onaylanmış kayıtları, katılım kesinleşince toplu olarak iş emrine dönüşür.
• Bir siparişin aynı tedarikçiye giden satırları tek iş emrinde toplanır; bir sipariş iki tedarikçiye ayrı ayrı iş verebilir. Aynı sipariş için aynı tedarikçinin iptal edilmemiş bir iş emri varken ikincisi açılmaz.
• Teslim tarihi kurulumun son günüdür (fuarın açılışından bir gün önce); onay bu günden sonra gelirse onay günüdür.
• Pasif tedarikçiye yönlendirilmiş kalemler için iş emri açılmaz.
• İş emri numaraları ISE-2026-00001 biçimindedir.

Önemli: İş emri fiyat ya da tutar taşımaz ve hiçbir zaman borç yazmaz. İşin tamamlanması siparişin onayını, katılımcının borcunu ya da herhangi bir finans kaydını değiştirmez. Tedarikçinin size kestiği faturalar Tedarikçi Faturaları ekranında ayrıca işlenir.

İş emri kartı

Tedarikçi kartının İş emirleri sekmesinde bir numaraya tıklamak iş emrinin kartını aynı yerde açar. Kartın başında iş emri numarası, katılımcı (katılımcısız işte işin kaynağı), fuar, tedarikçi ve stantlar; gerekiyorsa "Teslim tarihi geçti" ve "Tedarikçi pasif" yazar. Durum satırı işin durumunu gösterir: "Durumu tedarikçi portalda değiştirir."

• Genel: Teslim edilecekler (miktar, birim ve ayrıntıyla), Tarihler (Teslim, Verildi, Başlandı, Tamamlandı), katılımcının stantları (salon ve alanıyla), Tedarikçide işi yürüten Sorumlu ("Tedarikçi henüz kimseyi seçmedi"), Tedarikçiye not ve iptal edilmiş işte İptal gerekçesi.
• Yazışma: tedarikçiyle bu iş üzerine yazışma (aşağıda).
• Açık işte altta İptal et ve Düzenle. Düzenle ile Teslim tarihi'ni ve Tedarikçiye not'u değiştirirsiniz; değişiklik tedarikçiye e-postayla bildirilir. Not, tedarikçinin portalda gördüğü talimattır; katılımcı görmez.

Durumlar

Durumu tedarikçi portalda ilerletir; siz yalnız iptal edersiniz. Tedarikçinin portalda neleri gördüğü ve yaptığı: İş emirleri (tedarikçi çalışma alanı).

Kendiliğinden iptal edilen işler

Bir işin dayandığı karar geri alınırsa açık iş emri iptal edilir ve tedarikçi portalda gerekçeyi görür:

Tamamlanmış işler tamamlanmış kalır. Alınlık yazısı düzeltilip yeniden onaylandığında alınlık işi iptal edilmez, yeni yazıyla güncellenir ve firmaya haber verilir.

Tedarikçiyle yazışma

Her iş emrinin kendi yazışması vardır; tedarikçi aynı yazışmayı portalda iş emrinin kartında görür, katılımcı görmez.

• İş emri kartının Yazışma sekmesinde Tedarikçiye yazın kutusuna mesajınızı yazın, gerekirse Dosya ekle ile en çok 5 dosya (PDF, görsel, Word ya da Excel) ekleyin ve Gönder'e basın.
• Tedarikçinin okunmamış mesajları listede, tedarikçi kartında ve iş emirleri satırında sayı olarak görünür. İş emri kartını açmak bu mesajları okunmuş sayar.
• Tedarikçi yazdığında, okunmayı bekleyen ilk mesaj için organizatör tarafına bir e-posta gider: katılımın operasyon sorumlusuna, yoksa satış sorumlusuna, yoksa firmanın portföy sorumlusuna; katılımcısız işte ya da bunlara ulaşılamıyorsa tedarikçiyi görevlendiren kullanıcıya. Sizin mesajlarınız da tedarikçiye aynı biçimde bildirilir.
• İptal edilmiş işe ve pasif tedarikçiye mesaj yazılamaz.

Tedarikçinin portal tarafı

Görevlendirme portal hesabı açmaz. Tedarikçinin işleri, firmanın portal kullanıcıları tarafından portaldaki tedarikçi çalışma alanında görülür: kartın Portal sekmesinden Portala davet et ile firmanın kişilerini davet edersiniz. Davet firmaya verilir; kişi, firmanın tedarikçi olarak görev aldığı fuarların işlerini görür. Firmanın portalda zaten kullanıcısı varsa (örneğin katılımcı olarak), o kişiler görevlendirmeyle birlikte tedarikçi tarafını da görür.

Her kullanıcının tedarikçi yetkisi Portal sekmesinde seçilir: İşlem yapabilir (işleri ilerletir, sorumlu seçer, yazışır, alınlık provası yükler) ya da Yalnız görüntüler. Firma yöneticisi rolündeki kullanıcı işleri her zaman günceller. Tedarikçiye yeni, değişen ve iptal edilen işler, teslim hatırlatmaları ve mesajlar e-postayla bildirilir; ayrıntı Bildirimler ve e-postalar sayfasındadır.

Nasıl yapılır

Bir firmayı fuarda görevlendirmek

1. Tedarikçi ekle'ye basın. Aynı form fuar kartının Tedarikçiler sekmesinden ve firma kartında Ekle › Fuarda tedarikçi olarak görevlendir ya da Fuarlar sekmesindeki Fuarda görevlendir ile de açılır.
2. Fuar'ı seçin ve Firma alanında firmayı arayın. Firma kayıtlı değilse Yeni firma'ya basın, Firma adı'nı (birden çok şubeniz varsa Şube'yi) yazıp Firmayı ekle deyin; firma yalnız adıyla açılır ve listede seçili gelir. Benzer adla kayıtlı bir firma varsa ekran onun adını söyler ve ikinci kaydı açmaz; listeden o firmayı seçin.
3. Hizmet türleri altında firmanın bu fuarda yapacağı işleri işaretleyin. Firmanın rolleri işaretli ve firmanın rolü notuyla gelir; firmanın bu fuarda zaten yaptığı iş bu fuarda görevli olarak kapalıdır.
4. Firma fuarın bu iş için resmi firmasıysa Resmi tedarikçi'yi işaretleyin; fuarın sekmesinde önce listelenir ve tedarikçi bunu portalda görür. Kendi notunuzu Not alanına yazın; tedarikçi bu notu görmez.
5. Tedarikçi ekle'ye basın. İşaretlediğiniz her hizmet türü ayrı bir görevlendirme olarak listeye girer.

Seçilen hizmet türlerini firmanın rollerine de ekle işaretli kalırsa firmada olmayan roller firma kartına eklenir.

Tedarikçiye kalem yönlendirmek

1. Listede tedarikçinin satırına tıklayın ve kartta Kalemler sekmesine geçin.
2. Kalemleri düzenle'ye basın.
3. Tedarikçinin karşılayacağı malzemeleri ve hizmetleri işaretleyin ve Kaydet'e basın.
4. Kartın Genel sekmesi İş emirlerini oluştur öneriyorsa, önceden onaylanmış siparişlerin işini de vermek için basın.

Elle iş emri vermek

1. Tedarikçinin kartında İş emirleri sekmesini açın ve Yeni iş emri'ne basın.
2. İş bir katılımcının standı içinse Katılımcı'yı seçin; değilse Fuarın kendisi için (katılımcı yok) kalsın. Listede fuarın iptal edilmemiş katılımları stantlarıyla yer alır.
3. Kalemler tablosunda en az bir satıra Ne yapılacak yazın; gerekirse Miktar, Birim ve Ayrıntı ekleyin. Boş satırlar alınmaz ve fiyat yazılmaz.
4. Teslim tarihi'ni girin (boşsa kurulumun son günü) ve gerekirse Tedarikçiye not yazın.
5. İş emrini ver'e basın. İş, tedarikçiye e-postayla bildirilir ve portalında görünür.

Bir iş emrini iptal etmek

1. İş emrinin kartını açın ve altta İptal et'e basın.
2. Gerekçe'yi yazın; tedarikçi bunu portalda görür.
3. İptal et ile onaylayın. Siparişin onayı ve tutarı değişmez.

Tedarikçinin kişilerini portala davet etmek

1. Tedarikçinin kartında Portal sekmesini açın ve Portala davet et'e basın.
2. Ad, Soyad ve E-posta'yı yazın; Portal rolü'nü ve Dil'i seçin, isterseniz Not ekleyin.
3. Daveti gönder'e basın. Bağlantı tek kullanımlıktır ve 14 gün geçerlidir; e-posta ulaşmazsa kişiye iletebilmeniz için kartta bir kez gösterilir.

Kurallar ve dikkat edilecekler

• Bir görev, bir kez. Bir firma bir fuarda aynı hizmet türüyle bir kez görevlendirilir: "Firma bu fuarda bu hizmetle zaten görevli."
• İptal edilmiş fuar. İptal edilmiş fuara tedarikçi eklenmez ve iş emri verilmez.
• Pasife almak. Açık iş emri olan tedarikçi pasife alınamaz; önce işleri tamamlatın ya da iptal edin. Pasif tedarikçi portalda o fuarın işlerini görmez; ona kalem yönlendirilmez, iş emri verilmez ve mesaj yazılmaz.
• Kaldırmak. İş emri verilmiş tedarikçi kaldırılamaz, pasife alınır. Kaldırılan tedarikçinin kalemleri ve alınlık baskısı organizatöre döner.
• Kapanmış iş. Tamamlanmış ya da iptal edilmiş iş emrinin tarihi ve notu değiştirilemez.
• Şube. Görevlendirilen firma fuarın şubesine de bağlanır; böylece fuarı gören kullanıcılar tedarikçinin firma kartını açabilir.
• Aynı anda değişiklik. İki kişi aynı kaydı aynı anda değiştirirse ikincisinin değişikliği kaydedilmez; ekran sayfayı yenileyip yeniden denemenizi söyler.
• Yetkiler: Listeyi, kartları ve iş emirlerini görmek Fuar tedarikçilerini ve iş emirlerini görüntüleme; görevlendirmek, düzenlemek, pasife almak, kaldırmak, kalem yönlendirmek, iş emri vermek, değiştirmek, iptal etmek ve tedarikçiye yazmak Tedarikçi görevlendirme, kalem yönlendirme ve iş emri iptali yetkisi ister. Portal daveti ve tedarikçi yetkisi Firma portalı erişimi verme, iptal etme ve kapatma; formdan firma eklemek Firma oluşturma; rolleri firma kartına eklemek Firma güncelleme yetkisi ister.

Sık sorulanlar

Tedarikçi neden işlerini portalda göremiyor?

Görevlendirme hesap açmaz: listede Hesap yok yazıyorsa firmanın kişilerini Portala davet et ile davet edin. Görev Pasif ise tedarikçi o fuarın işlerini görmez.

Kalemi yönlendirdim ama iş emri açılmadı. Neden?

İş emri, katılım kesinleşmişken sipariş ya da talep onaylandığında açılır; aday katılımın işleri katılım kesinleşince gider. Yönlendirmeden önce onaylanmış siparişler için kartın Genel sekmesindeki İş emirlerini oluştur'u kullanın.

Firma rolü ile görevlendirme arasındaki fark nedir?

Firma kartındaki Tedarikçi rolleri, firmanın hangi işleri yapabildiğini söyler; kartın başlığında "Tedarikçi: Stant firması" gibi görünür ve firma listesinde Tedarikçi rolü süzgeciyle aranır. Görevlendirme ise firmanın bir fuarda hangi işi yaptığıdır ve iş emirleri yalnız görevlendirmeye gider. Firmanın görevleri, firma kartının Fuarlar sekmesindeki Tedarikçi olarak görev aldığı fuarlar bölümünde listelenir. Ayrıntı: Firmalar.

İlgili sayfalar

• Fuarlar
• Alınlıklar
• Ekstra Malzemeler
• Teknik Hizmetler
• İş emirleri (tedarikçi çalışma alanı)
• Genel bakış ve erişim (tedarikçi çalışma alanı)