Yazışma ve bildirimler
Organizatörle her fuar için ayrı yazışma, okunmamış mesaj sayıları, zil ve Bildirimler sayfasındaki satırların anlamı ve firmanıza gelen e-postalar.
- Menüdeki yeri
- Firma portalı › Yazışma ve Bildirimler
Ne işe yarar
Portalda organizatörle her fuar için ayrı bir yazışmanız vardır: sorularınızı orada sorar, dosya gönderir ve yanıtları orada okursunuz. Üst çubuktaki zil ve Bildirimler sayfası, bütün fuarlarınızda sizi bekleyen işleri tek yerde toplar. Önemli gelişmeler ayrıca e-postayla da bildirilir.
Yazışma
Fuarın Yazışma sayfası
Bir fuarın menüsündeki Yazışma bağlantısı, o fuardaki katılımınızla ilgili yazışmayı açar. Okunmamış mesaj varsa bağlantının yanında sayısı yazar.
- Mesajlar gün gün sıralanır. Sizin yazdıklarınız sağda, organizatörün yanıtları solda, yazanın adı ve saatiyle görünür.
- Kendi mesajınızın altında, organizatörün okuyup okumadığı yazar: okunmadı ya da okundu.
- Sayfayı açtığınızda organizatörün mesajları okunmuş sayılır; ayrıca "okundu" işaretlemeniz gerekmez.
- Mesajlara eklenen dosyalar adı ve boyutuyla listelenir; tıklayınca iner.
- Sağdaki panel, yazışmanın bu fuardaki katılımınıza ait olduğunu ve organizatörün ilgili ekibinin aynı yazışmayı gördüğünü hatırlatır. Tüm yazışmalar bağlantısı genel mesaj listesini açar.
Mesajlar sayfası
Sol menüdeki Mesajlar (fuar seçili değilken) bütün fuarlarınızdaki yazışmaları tek listede gösterir. Her satırda fuarın adı, okunmamış mesaj sayısı, son mesajın kimden geldiği ve başı, varsa ek sayısı, tarihi ve firmanın adı yazar. Satıra tıklayınca o fuarın yazışması açılır. Bağlantının yanındaki sayı, bütün fuarlarınızdaki okunmamış mesajlardır.
Organizatöre mesaj göndermek
- Fuarın menüsünde Yazışma'yı açın.
- Alttaki kutuya mesajınızı yazın. Enter ile gönderilir; yeni satır için Shift+Enter kullanın.
- Dosya eklemek için + düğmesine tıklayıp dosyaları seçin (PDF, görsel, Word ya da Excel; bir mesaja en fazla 5 dosya).
- Gönder düğmesine tıklayın ya da Enter'a basın. "Mesajınız organizatöre iletildi." mesajı çıkar.
Bir mesaj en fazla 4000 karakter olabilir. Yalnız dosya gönderebilirsiniz; ama ne metni ne dosyası olan mesaj gönderilmez.
Organizatör, onay bekleyen bir kaydınız hakkında yazışmaya soru da yazabilir. Bu mesajın üstünde hangi bölüm hakkında olduğu yazar ("2. Yaka Kartları hakkında soru" gibi); yanıtınızı aynı yazışmaya yazın.
İpucu: Teknik Form, alınlık ya da belge düzeltmeleri için ilgili bölümün sayfasını kullanın. Organizatörün red notları kaydın kendi geçmişinde saklanır; yazışma sorular içindir.
Zil ve Bildirimler sayfası
Üst çubuktaki zil, sizi bekleyen işlerin sayısını gösterir. Süresi geçmiş bir bölüm ya da düzeltme istenen bir kayıt varsa sayı kırmızıdır. Kaydettiğiniz ama henüz onaya göndermediğiniz kayıtlar zilde görünmez; onları sol menüdeki Hazırlık kartı ve fuarın genel bakışı gösterir. Zile tıklayınca ilk altı satır açılır; Tümünü gör ya da hesap menüsündeki Bildirimler bütün listeyi açar.
Bildirimler sayfası satırları fuar fuar gruplar; her grubun yanında Fuarı aç bağlantısı vardır. Her satır, işin yapıldığı ekrana götürür. Bildirimler ayrıca saklanmaz: her satır kaydın o anki durumundan okunur, işi yaptığınızda satır kendiliğinden kalkar. Bekleyen bir şey yoksa "Bekleyen bir işleminiz yok" yazar.
Satırların anlamı
| Satır | Ne zaman çıkar | Nereye götürür |
|---|---|---|
| Süresi geçti | Zorunlu bir hazırlık bölümünün son tarihi geçti ve bölüm tamamlanmadı. | Bölümün sayfası |
| Son teslim yaklaşıyor | Tamamlanmamış zorunlu bir bölümün son tarihine 7 gün ya da daha az kaldı. | Bölümün sayfası |
| Onaylanmadı | Organizatör bölümdeki bir ya da birkaç kaydı gerekçesiyle geri gönderdi; düzeltmeniz gerekir. | Bölümün sayfası |
| Okunmamış mesaj | Organizatör yazdı, siz henüz okumadınız. | Fuarın yazışması |
| Onayınızı bekleyen sözleşme | Organizatör bir sözleşmeyi onayınıza gönderdi (yalnız firma yöneticisine). | Teklif ve sözleşme sayfası |
| Yanıtınızı bekleyen teklif | Organizatör bir teklif gönderdi; son geçerlilik tarihiyle (yalnız firma yöneticisine). | Teklif sayfası |
| Alınlık provası onayınızı bekliyor | Grafik firması alınlığınızın baskı provasını yükledi. | Teknik Form |
| Yanıt bekleyen görüşme talebi | Başka bir firma size B2B görüşme talebi gönderdi. | B2B sayfası |
| Firmadan okunmamış mesaj | Başka bir firma B2B üzerinden size yazdı. | B2B sayfası |
| Vadesi geçen ödeme | Vadesi geçmiş ödenmemiş taksit var. | Finans sayfası |
| Ödeme vadesi yaklaşıyor | Sıradaki taksitin vadesine 7 gün ya da daha az kaldı. | Finans sayfası |
| Organizatör onayladı | Organizatör son 3 günde bir bölümde gönderdiklerinizi onayladı. | Bölümün sayfası |
| Sözleşmeniz onaylandı | Son 3 günde bir sözleşmeniz onaylandı (yalnız firma yöneticisine). | Sözleşme sayfası |
| Yeni duyuru | Organizatör son 3 günde fuar için bir duyuru yayımladı; tek duyuruda başlığı da yazar. | Fuar bilgileri sayfasının Duyurular bölümü |
Ödeme satırları yalnız firma yöneticisine ve organizatörün paketinde finans varsa çıkar.
Not: Organizatör onayladı, Sözleşmeniz onaylandı ve Yeni duyuru satırları bir iş değil, haberdir: listede üç gün görünür ama zildeki sayıya eklenmez.
Firmanıza gelen e-postalar
E-postalar, alıcı bir portal hesabıysa kişinin portalda seçtiği dilde gönderilir. Metinler organizatörün şablonlarından gelir.
| E-posta | Ne zaman | Kime |
|---|---|---|
| Organizatörden mesaj | Organizatör yazışmaya yazdığında. Siz son mesajı okuyana kadar ikinci bir e-posta gelmez. | Firmanın portal hesapları |
| Katılımcı kaydı onayı | Organizatör gönderdiğiniz kayıtları onayladığında; birlikte onaylananlar tek e-postadır. | Firmanın portal hesapları |
| Katılımcı kaydı reddi | Organizatör bir kaydı geri gönderdiğinde; gerekçesiyle. | Firmanın portal hesapları |
| Son teslim hatırlatması | Tamamlanmamış zorunlu bölümlerin son tarihinden önce, organizatörün seçtiği günlerde (çoğunlukla 7 gün ve 1 gün kala; teknik hizmetlerde her zorunlu hizmetin kendi son tarihine; ekstra malzemeler için hatırlatma yoktur); o gün düşen bütün bölümler tek e-postada. | Firmanın portal hesapları; hesap yoksa firmanın e-posta adresi |
| Fuar duyurusu | Organizatör bir duyuruyu e-postayla da gönderdiğinde; duyurunun başlığı, metni ve Fuar bilgileri sayfasının bağlantısıyla. | Firmanın portal hesapları |
| Süresi geçen hazırlık hatırlatması | Son tarihi geçtiği hâlde tamamlanmamış zorunlu bölümler için, organizatörün seçtiği günlerde (çoğunlukla 3 gün sonra); fuar bitince gitmez. | Firmanın portal hesapları; hesap yoksa firmanın e-posta adresi |
| Alınlık provası onay bekliyor | Grafik firması alınlık provasını yüklediğinde. | Firmanın portal hesapları |
| Sözleşme onay bekliyor | Organizatör sözleşmeyi onayınıza gönderdiğinde; sözleşme sayfasının bağlantısıyla. | Firma yöneticileri |
| Sözleşme onayı | Sözleşme onaylandığında; onaylı sözleşme PDF olarak ekli. | Firmanın birincil kişisi ya da e-posta adresi |
| Tahsilat hatırlatması | Organizatör bir taksiti elle hatırlattığında; organizatör otomatik hatırlatmayı açtıysa vadeden önce ve vade geçince birer kez. | Elle gönderilende firmanın birincil kişisi; otomatik hatırlatmada firma yöneticileri (yoksa firmanın e-posta adresi) |
| Kartla ödeme makbuzu ve Kartla ödeme iadesi | Kartla ödemeniz işlendiğinde ve kartınıza iade yapıldığında. | Ödemeyi yapan kullanıcı |
Firmanın henüz bir portal hesabı yoksa, portal hesaplarına giden e-postalar firmanın kendi e-posta adresine gönderilir. Organizatörün sizin yerinize girip onayladığı kayıtlar için onay e-postası gitmez. B2B görüşmeleriyle ilgili e-postalar B2B görüşmeleri sayfasında anlatılır.
Kurallar ve dikkat edilecekler
- Yazışma katılıma aittir. Her fuarın yazışması ayrıdır; firmanızın o fuardaki bütün portal kullanıcıları aynı yazışmayı görür ve yazabilir.
- Okumak, okundu yapmaktır. Yazışma sayfasını açan kullanıcı, organizatörün mesajlarını firmanız adına okumuş sayar.
- Bildirimi kapatmanın yolu işi yapmaktır. Bir bildirimi elle silemezsiniz; ilgili işi tamamladığınızda kalkar.
- E-posta gidemese de kararlar, onaylar ve mesajlar geçerlidir; durumlarını portalda her zaman görebilirsiniz.