Belgeler

Ne işe yarar

Belgeler, fuar hazırlığının 6. bölümüdür. Organizatörün bu fuar için sizden istediği belgeleri tek sayfada toplar: firmanızın her fuarda kullanılan belgelerini ve yalnız bu fuar için istenen belgeleri. Yüklediğiniz belgeler, hazırlığın diğer bölümleriyle birlikte Onaya gönder ile organizatöre gider; organizatör her belgeyi ayrı ayrı onaylar ya da gerekçesiyle geri gönderir.

Hangi belgelerin istendiğine, hangilerinin zorunlu olduğuna ve hangi dosyaların kabul edildiğine organizatör karar verir. Sayfa yalnız sizin katılımınızdan istenenleri gösterir.

Ekranda neler var

Sayfaya sol menüde Hazırlık altındaki Belgeler bağlantısıyla ulaşırsınız. Sayfa en fazla üç bölümden oluşur; bu fuarda bir şey istenmeyen bölüm görünmez.

Organizatör bu fuar için sizden hiçbir belge istemiyorsa sayfada "Bu fuar için sizden belge istenmiyor." yazar; yine de isterseniz bir belge ekleyebilirsiniz. Organizatör portalda istenecek belgeleri hiç belirlememişse sayfa yalnız Yüklenen belgeler listesinden ve bir yükleme formundan oluşur.

Fuar belgeleri istiyor ama zorunlu tutmuyorsa sayfanın üstünde "Yükleyeceğiniz belge var mı?" sorusu çıkar. Belgeniz yoksa Hayır, belgem yok düğmesiyle yanıtlayın; daha sonra bir belge yüklerseniz bu yanıtın yerini alır.

Bir belge satırı

• Belgenin adı ve yanında Zorunlu ya da İsteğe bağlı. İsteğe bağlı bir belgeyi yüklememek gönderimi engellemez.
• Kabul edilen dosya türleri ve en büyük boyut, örneğin "PDF · en fazla 5 MB". Dosya türleri dört gruptan biridir: "PDF, görsel, Word, Excel", "PDF, PNG, JPG, WEBP", "PDF" ya da "PNG, JPG, WEBP".
• Geçerlilik: yüklenen belgenin geçerlilik bitiş tarihi.
• Son tarih: organizatör bu belge için bir son tarih belirlediyse. Tarih geçtiği hâlde belge hâlâ bekleniyorsa kırmızı yazılır.
• Organizatörün belgeyle ilgili açıklaması.
• Örnek belgeyi indir: organizatör bu belge için bir örnek ya da doldurulacak bir form eklediyse. Formu indirip doldurun, gerekiyorsa imzalayın ve aynı satırdan yükleyin.
• Geçerlilik bitişi kutusu: belge türü geçerlilik tarihi takip ediyorsa dosyayla birlikte bu tarih de istenir.
• Durum rozeti, yüklenmiş dosya için Görüntüle bağlantısı ve duruma göre Yükle, Değiştir ya da Geri çek düğmesi. Firma belgesi bir görselse (örneğin logo) satırda küçük önizlemesi görünür.

Her belge bir karttır; gönderilmiş Teknik Hizmetler ve Ekstra Malzemeler de aynı kartlarla gösterilir.

Sağdaki panelde bölümün son tarihi ve kalan süre yazar: "5 gün kaldı" gibi, son gün "Son gün bugün", tarih geçince "Süresi geçti". Altındaki Belge bilgileri bloğu kaç belgenin zorunlu, kaçının isteğe bağlı olduğunu ve kaçının hangi durumda olduğunu (Yüklenmedi, Kaydedildi, Organizatör onayı bekliyor, Onaylandı gibi) sayar. İstenen belgelerin hepsi onaylandığında burada "Belgeleriniz onaylandı. Ekleme ya da değişiklik için organizatörle yazışın." notu ve Organizatöre yazın düğmesi çıkar.

Belge durumları

Nasıl yapılır

Listedeki bir belgeyi yüklemek

1. Sol menüde Belgeler'i açın ve belgenin satırını bulun.
2. Belge geçerlilik tarihi istiyorsa önce Geçerlilik bitişi kutusuna tarihi girin.
3. Yükle (dosya varsa Değiştir) düğmesine tıklayıp dosyayı seçin. Dosyayı seçtiğiniz anda yükleme başlar.
4. Firma belgesinde "Belge firma kartınıza kaydedildi; diğer bölümlerle birlikte onaya gönderilir.", fuara özel belgede "Belge kaydedildi." mesajını görürsünüz. Belgenin durumu Kaydedildi olur.
5. Hazırlığınız hazır olduğunda sol menünün altındaki Onaya gönder ile gönderin.

Dosya kabul edilmezse (türü uygun değilse ya da boyutu sınırı aşıyorsa) nedeni satırın altında yazar; doğru dosyayla yeniden deneyin.

Organizatörün formunu doldurup yüklemek

1. Belgenin satırındaki Örnek belgeyi indir bağlantısına tıklayın; dosya bilgisayarınıza iner.
2. Formu doldurun, gerekiyorsa imzalayıp kaşeleyin ve taratın.
3. Aynı satırdaki Yükle düğmesiyle doldurduğunuz dosyayı yükleyin.

Örnek dosya yalnız sizden istenen belgelerde görünür.

Onaylanmayan bir belgeyi düzeltmek

1. Satırdaki "Onaylanmadı:" gerekçesini okuyun.
2. Değiştir ile düzeltilmiş dosyayı yükleyin. Belge yeniden Kaydedildi olur.
3. Onaya gönder ile yeniden gönderin.

Onay bekleyen bir belgeyi değiştirmek

• Bu fuara özel bir belge onay bekliyorsa önce Geri çek düğmesine tıklayın ve onaylayın. Belge onaydan çekilir, "Gönderiminiz geri çekildi; belgeyi yeniden düzenleyebilirsiniz." mesajı çıkar. Ardından Değiştir ile yeni dosyayı yükleyip yeniden gönderin.
• Bir firma belgesi onay bekliyorsa Değiştir ile doğrudan yenisini yükleyebilirsiniz. Yeni dosya organizatörün incelemesinden çıkar, Kaydedildi olur ve bir sonraki gönderimle gider.

Listede olmayan bir belge eklemek

1. Diğer belgeler bölümünde Başka bir belge ekle'yi açın.
2. Belge türü'nü seçin, Dosya'yı ekleyin (PDF, görsel, Word veya Excel dosyası). İsterseniz Başlık ve Geçerlilik bitişi girin.
3. Yükle'ye tıklayın. Belge listeye eklenir ve bir sonraki gönderimle gider.

Henüz gönderilmemiş ya da geri gönderilmiş bir diğer belgeyi çöp kutusu simgesiyle silebilirsiniz; onay bekleyen bir diğer belgeyi Geri çek ile geri alırsınız. Onaylanmış belge silinemez.

Kurallar ve dikkat edilecekler

• Firma belgesi firmanızındır. Firma kartınıza kaydedilir ve bütün fuarlarınızda kullanılır. Organizatörün bir firma belgesine verdiği karar, firmanızın her fuarında geçerlidir; bir kez onaylanan belgeyi sonraki fuarlarda yeniden yüklemeniz gerekmez.
• Her belge tek gönderimle gider. Yükleme bir taslaktır; organizatör belgeyi siz Onaya gönder'e basana kadar görmez.
• Zorunlu belgeler gönderimi tutar. Zorunlu bir belge yüklenmemişse gönderim penceresi eksikleri adıyla söyler ("Yüklenmesi gereken belgeler: …") ve hazırlık bu belgeler yüklenmeden gönderilemez. Fuar belgeleri zorunlu tutmuyorsa hiçbir belge Zorunlu işaretiyle görünmez.
• Özel stant kendi belgelerini getirir. Teknik formda özel stant seçtiğinizde, organizatörün yalnız özel stantlardan istediği belgeler Bu fuara özel belgeler bölümüne eklenir. Stant tipi seçilmemişse katılım paket stant sayılır.
• Dosya kuralları türe göredir. Her belge yalnız satırında yazan dosya türlerini ve boyutu kabul eder; türün bir sınırı yoksa platformun genel dosya sınırı geçerlidir. Geçerlilik takip eden belgede bitiş tarihi zorunludur.
• Süresi dolan belge yeniden istenir. Onaylı bir belgenin geçerlilik tarihi geçince durumu Süresi doldu olur ve yenisini yüklemeniz gerekir.
• İptal edilmiş bir katılımda belge yüklenemez.

Önemli: Onaylanmış ve süresi geçmemiş bir belge portaldan değiştirilemez; satırında "Değişmesi gerekirse organizatöre yazın." yazar. Değişiklik için fuarın Yazışma sayfasından organizatöre yazın.

Sık sorulanlar

Logomu geçen fuarda yüklemiştim, yine yüklemem gerekir mi?

Logo firma belgesi olarak ayarlanmışsa hayır: firma kartınızdaki belge bu fuarda da kullanılır ve satırında durumu görünür. Belge yalnız onaylanmadıysa ya da süresi dolduysa yeniden istenir.

Belgeyi yükledim ama organizatör göremiyor, neden?

Yüklenen belge, Onaya gönder ile gönderilene kadar Kaydedildi durumunda kalır. Hazırlığınızı gönderdiğinizde organizatörün onayına düşer.

İlgili sayfalar

• Hazırlık ve onaya gönderme
• Teknik Form ve alınlık
• Yazışma ve bildirimler
• Fuar genel bakışı
• Belgeler (organizatör paneli)