Katılımcılar

Firmaların fuarlara katılımları — hangi firmanın hangi fuarda, hangi rol, durum ve stantlarla yer aldığı; firmayı fuara ekleme, katılım kartı ve firmanın portal erişimi.

Menüdeki yeri: Katılımcı Yönetimi › Katılımcılar
Gerekli yetki: Fuar katılımcılarını görüntüleme
Paket özelliği: Fuar Yönetimi

Ne işe yarar

Bir katılım, CRM'deki bir firmanın bir fuara bağlanmasıdır. Firma bir kez açılır ve katıldığı her fuara ayrı bir katılımla girer; aynı firma aynı fuara ikinci kez eklenemez. Katılımcılar ekranı, fuarlarda Katılımcı rolüyle, yani stantla yer alan firmaları listeler.

Katılımların çoğu kendiliğinden oluşur: firmaya stant atandığında ya da firmanın sözleşmesi onaylandığında katılım açılır ve firma Katılımcı rolünü alır. Elle ekleme, henüz standı ya da sözleşmesi olmayan firmalar içindir. Katılımın hazırlık bölümleri ve onayları ise Katılımcı Hazırlığı ekranındaki operasyon kartındadır.

Ekranda neler var

Arama kutusu: firma adında, vergi numarasında ya da stant kodunda arar.
Filtreler: fuar (Tüm fuarlar) ve durum (Tüm durumlar).
Sütunlar: Firma, Fuar (başlangıç tarihiyle), Roller, Durum, Stantlar, Alan ve Satış sorumlusu. Firma, Fuar, Durum ve Alan sütunlarına göre sıralayabilirsiniz.
Dışa aktar: filtrelenmiş listenin tamamını Excel ya da CSV olarak indirir.
İçeri al: bir fuarın katılımcı listesini dosyadan alır; listeyi bir fuara süzdüyseniz o fuar seçili gelir.
Firmayı fuara ekle: yeni katılım formunu açar.

Firma adına tıkladığınızda katılım kartı açılır. Fuar kartının Katılımcılar sekmesi aynı tabloyu tek fuar için ve bütün rollerle (Tüm roller filtresiyle) gösterir.

Roller

Bir firmanın bir fuarda birden çok rolü olabilir; örneğin hem katılımcı hem sponsor.

Rol	Anlamı
Katılımcı	Fuarda stantla yer alır. Katılımcı hazırlığı yalnız bu roldeki, iptal edilmemiş katılımlar için açılır. Stant atanan firma bu rolü kendiliğinden alır.
Sponsor	Fuara sponsor olur ve Fuar Yönetimi › Sponsorlar ekranında listelenir. Sponsorluk satırı olan bir sözleşme onaylanınca da verilir.
İş ortağı, Basın, Ziyaretçi firma	Fuarla ilişkisi olan diğer firmalar. B2B görüşme önerilerinde katılımcı ve sponsorlarla eşleştirilirler.
Tedarikçi (eski rol)	Artık verilmez. Fuarda iş yapacak firmalar (stant, grafik, teknik) fuarın Tedarikçiler sekmesinden görevlendirilir. Bu rolü taşıyan eski katılımlarda rol kalır; işaretini kaldırırsanız geri eklenemez.

Durumlar

Durum	Anlamı
Aday	Katılım görüşülüyor.
Kesinleşti	Katılım kesin: sözleşme onaylandı, stant satıldı ya da siz kesinleştirdiniz.
İptal edildi	Firma bu fuarda yer almıyor.

Katılım kartı

Kartın başında firma, fuar, fuar tarihleri, şehir ve satış sorumlusu ile durum ve rol rozetleri yer alır. Üstteki düğmeler:

Operasyon: katılımın operasyon kartını açar (yalnız Katılımcı rolündeki katılımlarda).
Düzenle: durum, roller, sorumlular, yaka kartı kotası ve notlar.
⋯ menüsü: Firma portalı ve, standı olmayan katılımda, Fuardan çıkar.

Kartın gövdesindeki kutular:

Sıradaki aksiyon: firmayla bu fuar için yapılacak ilk iş; Görev planla ile görev açabilirsiniz.
Stantlar: stant, salon, alan, tip (Rezerve ya da Satıldı) ve atanma tarihi. Stant ata bir pencere açar: katılımcı hazırdır, fuarın müsait stantlarından (ve firmanın opsiyonundaki stantlardan) birini ve atama tipini seçersiniz; başka bir firmanın opsiyonundaki stant listelenmez. Stantları planda görmek isterseniz pencerede Stant listesinde seç bağlantısı vardır.
Teklif ve sözleşmeler: bu fuardaki teklifler ve sözleşmeler; Yeni teklif ve Yeni sözleşme. Yeni sözleşme, katılımın tuttuğu stantlarla hazırlanır.
Finans: bu fuar için tahsil edilen tutar, firmanın cari bakiyesi ve Tahsilat gir.
Davetiye ve görüşmeler, Tahmin ve senaryo, Bu fuardaki fırsatlar ve Bu fuarla ilgili aktiviteler.
Sağda Katılım bilgileri (durum, satış ve operasyon sorumlusu, telefon, e-posta, eklenme tarihi, notlar), firmanın değerlendirme ve ilişki özeti ile Firma geçmişi bağlantıları.

Her kutu, onu görme yetkiniz varsa görünür.

Firma portalı erişimi

Katılımcı firmanın çalışanları hazırlığı portaldan yapar. Erişim firmaya verilir: davet edilen kişi, firmanın katıldığı bütün fuarları portalda görür. Erişim ekranını katılım kartının ⋯ menüsündeki Firma portalı ya da operasyon kartının aynı adlı sekmesi açar.

Portal kullanıcıları: kullanıcı, rol, durum ve son giriş. Yönetici yap / Kullanıcı yap rolü değiştirir; Erişimi kapat / Erişimi aç girişi durdurur ya da yeniden açar; iki adımlı doğrulaması açık kullanıcıda 2FA'yı sıfırla görünür.
Davetler: davet edilen, fuar, durum (Bekliyor, Kabul edildi, İptal edildi, Süresi doldu) ve e-postanın gidip gitmediği, geçerlilik ve davet eden. Bekleyen davette Yeniden gönder ve İptal et bulunur.

Rol farkı önemlidir: Firma yöneticisi firmanın sözleşmelerini onaylar ve finans bilgilerini görür; Firma kullanıcısı bunları görmez.

Nasıl yapılır

Firmayı fuara eklemek

Firmayı fuara ekle'ye tıklayın.
Fuar'ı seçin, Firma alanına adını yazarak firmayı bulun.
Durum, Satış sorumlusu ve Operasyon sorumlusu'nu seçin.
Roller altında en az bir rol işaretleyin.
Gerekirse Yaka kartı kotası ile Notlar'ı doldurup Fuara ekle'ye basın.

Katılımı kesinleştirmek ya da iptal etmek

Katılım kartında Düzenle'ye tıklayın.
Durum alanını Kesinleşti ya da İptal edildi yapın.
Kaydet'e basın. Kural dışı bir değişiklikte form nedenini alanın altında söyler.

Firmaya portal erişimi vermek

Firma portalı ekranında Portal erişimi ver'e tıklayın.
Ad, Soyad ve E-posta'yı yazın.
Portal rolü'nü (Firma yöneticisi ya da Firma kullanıcısı) ve Dil'i seçin; isterseniz Not ekleyin.
Daveti gönder'e basın. Kişi, tek kullanımlık ve 14 gün geçerli bir bağlantı alır; e-posta ve portal seçtiğiniz dilde açılır.

İpucu: Davet bağlantısı gönderimden hemen sonra ekranda bir kez gösterilir. E-posta ulaşmazsa bu bağlantıyı kişiye kendiniz iletebilirsiniz; sayfadan ayrıldıktan sonra bağlantı hiçbir yerden okunamaz.

Birden çok firmayı aynı anda davet etmek için Katılımcı Hazırlığı listesindeki toplu daveti kullanın.

Firmayı fuardan çıkarmak

Katılım kartında ⋯ menüsünü açın.
Fuardan çıkar'ı seçin ve onaylayın.

Seçenek yalnız standı olmayan katılımda görünür.

Kurallar ve dikkat edilecekler

Her katılımın en az bir rolü olur. Standı olan firmanın Katılımcı rolü kaldırılamaz.
Stant ataması olan katılım iptal edilemez; önce stantlar serbest bırakılır. Onaylı sözleşmesi olan katılım da iptal edilemez; önce sözleşme iptal edilir.
Sözleşmesi olan katılım fuardan çıkarılamaz; gerekirse durumu İptal edildi yapılır.
Katılım kesinleşince, onaylanmış ekstra malzeme siparişleri, teknik hizmet talepleri ve alınlıklar fuarın tedarikçilerine iş emri olarak gider. Aday bir katılımın onayları kesinleşmeyi bekler.
Kesinleşmiş katılım adaya döner, iptal edilir ya da fuardan çıkarılırsa tedarikçilerin açık iş emirleri iptal edilir; teslim edilmiş iş olduğu gibi kalır.
Yaka kartı kotası 1 ile 1000 arasında olur; boş bırakılırsa fuarın kotası geçerlidir.
Fuara eklenen firma, fuarın şubesine de bağlanır; böylece fuarı gören kullanıcılar firmanın kartını açabilir.
Ekleme, düzenleme, içeri alma ve fuardan çıkarma için Firmaları fuara ekleme, rol ve durum yönetimi yetkisi gerekir. Portal ekranını görmek için Firma portalı kullanıcılarını ve davetlerini görüntüleme, davet ve erişim işlemleri için Firma portalı erişimi verme, iptal etme ve kapatma yetkisi gerekir.

Not: Bir firmaya fuarda iş vermek (stant kurulumu, grafik, bağlantılar) katılım değildir. Bu firmalar Tedarikçiler ekranından görevlendirilir.

Sık sorulanlar

Katılımcılar listesi yalnız Katılımcı rolündeki katılımları gösterir. Yalnız sponsor olan firmalar Sponsorlar ekranında, fuarın bütün firmaları ise fuar kartının Katılımcılar sekmesinde listelenir.

Aynı kişiyi ikinci kez davet edebilir miyim?

Aynı adrese bekleyen bir davet varsa yenisi açılmaz; bekleyen daveti Yeniden gönder ile yenileyin. Yeni bağlantı gidince önceki bağlantı geçersiz olur. Kişi zaten firmanın portal kullanıcısıysa davet gerekmez.