Hazırlık ve onaya gönderme

Hazırlık, organizatörün bir fuar için sizden istediği bilgilerin tamamıdır: katalog kaydınız, yaka kartlarınız, stant bilgileriniz, teknik hizmet talebiniz, ekstra malzeme siparişiniz ve belgeleriniz. Her bölümü kendi ekranında, istediğiniz sırayla doldurup kaydedersiniz. Hepsi hazır olunca kaydettiklerinizi tek seferde organizatörün onayına gönderirsiniz; organizatör de bölüm bölüm karar verir.

Ne işe yarar

Bu sayfa hazırlığın işleyişini anlatır: hangi bölümün sorulduğu, bölüm durumlarının ne anlama geldiği, gönderimin ne zaman yapılabildiği ve gönderdikten sonra neyin değişip neyin değişmediği. Bölümlerin kendi alanları ilgili sayfalarda anlatılır.

Hazırlık bölümleri

Bölümler sol menüde, fuarın genel bakışında ve organizatörün ekranlarında aynı numarayla ve aynı sırayla yer alır.

Alınlık ayrı bir bölüm değildir; teknik formun içindedir ve onunla birlikte değerlendirilir.

Hangi bölümler sorulur

Her fuar ve her katılım için bölümlerin bir kısmı zorunlu, bir kısmı yalnızca sunulmuş olabilir:

• Zorunlu bölüm: Organizatör bu bölümü zorunlu tutar. Doldurmanız gerekir; "ihtiyacım yok" seçeneği yoktur. Bölüm sayfasında adın yanında Zorunlu rozeti görünür.
• Fuarın sunduğu bölüm: Zorunlu değildir ama yanıtlanmadan gönderim yapılamaz. Ya doldurursunuz ya da ihtiyacınız olmadığını belirtirsiniz.
• Muaf: Organizatör sizi bu bölümden muaf tuttuysa hiçbir şey sorulmaz.
• Bu fuarda yok: Fuar bu bölümde bir şey sunmuyorsa (örneğin fiyat listesinde ekstra malzeme ya da yayında teknik hizmet yoksa) bölüm sorulmaz.
• Gerek yok: Özel stant seçtiyseniz alınlık sorulmaz.

Sorulmayan bölümler sol menüde soluk bir çizgiyle görünür ve sayılara girmez.

"İhtiyaç yok" yanıtı

Fuarın sunduğu bir bölüm boşsa sayfanın başında bir soru çıkar ve yanında "hayır" düğmesi bulunur:

"Evet" demenin yolu bölümü doldurup kaydetmektir. Ekstra Malzemeler soruyu kendi formunda sorar; Teknik Hizmetler'de her hizmet ayrı ayrı Evet ya da Hayır ile yanıtlanır.

Bölüm durumları

Her bölümün durumu genel bakışta, bölüm sayfasında adın yanında ve sol menüde (imleci bölümün üzerine getirince) aynı sözlerle yazar:

Bölümün içindeki tek tek kayıtlar (örneğin her yaka kartı) Kaydedildi, Organizatör onayı bekliyor, Onaylandı ya da Onaylanmadı olarak görünür. Durumlar sıranın kimde olduğunu söyler: sizin işinizse ne yapacağınızı, organizatörün işiyse "Organizatör onayı bekliyor" gibi.

Bir bölüm hazır sayılır: gönderilmeyi bekliyorsa, onaydaysa, onaylandıysa ya da "ihtiyaç yok" diye yanıtlandıysa. Sol menünün altındaki Hazırlık kartı ve genel bakış "N / M bölüm hazır" sayısını buna göre verir.

Ekranda neler var

Her bölüm sayfası aynı düzendedir:

• Üst çubuk: Sayfanın adı, yanında bölümün durumu ve zorunluysa Zorunlu rozeti.
• Form ve kayıt çubuğu: Formun sonunda bir cümle ve kayıt düğmesi bulunur: bölüm hiç kaydedilmediyse Kaydet, kaydedildiyse Güncelle. Form uzunsa çubuk ekranın altında sabit kalır. Kayıt, bölümü organizatöre göndermez.
• Sağdaki panel: Söyleyecek bir şey varsa Durum bloğu görünür. Burada "Eksik bilgi var; tamamlanmadan gönderilemez." uyarısı, "Kaydedildi: … · henüz gönderilmedi" satırı, gönderim ("Gönderildi:") ve karar ("Karar:") zamanları, "Değişiklik kaydederseniz yeniden göndermeniz gerekir." notu, organizatörün "Onaylanmadı:" gerekçesi ve Geri çek düğmesi yer alır. Altında bölümün Son tarih bloğu ve kalan gün bulunur.
• Sol menünün altındaki Hazırlık kartı: hazır bölüm sayısı, ilerleme çubuğu, durum cümlesi ("Bilgilerinizi tamamlayın", "Bilgileriniz gönderilmeye hazır", "Organizatör inceliyor · Sizden işlem beklenmiyor", "Düzeltme gerekiyor" ya da "Onaylandı") ve Onaya gönder düğmesi. Gönderilecek bir şey yoksa düğmenin adı Gönderim durumu olur. Pencerenin üstündeki kutu aynı kartı, ayrıca sayılarla (kaç bölüm eksik, kaç kayıt gönderilecek, kaç bölüm organizatör onayı bekliyor, kaçı onaylandı) ve ek hizmetlerin tutarıyla (Ek hizmetler; stant bedeli dahil değildir) gösterir.

Onaya gönder penceresi

Gönderim yalnız bu pencereden yapılır. Pencereyi sol menünün altındaki Onaya gönder düğmesi açar; telefonda üst çubuktaki gönder simgesi de aynı pencereyi açar. Pano'daki "Onaya gönderilmeyi bekliyor" satırı da buraya getirir. Gönderilecek ya da tamamlanacak bir şey yoksa pencerenin adı, sol menüdeki düğme gibi, Gönderim durumu olur ve altta yalnız Kapat bulunur.

Pencerede şunlar bulunur:

• Hazırlık kutusu: sol menüdeki Hazırlık kartının aynısı — hazır bölüm sayısı, ilerleme çubuğu, durum cümlesi, sayılar ve tutar — ve altında son gönderim zamanı (hiç gönderilmediyse "Henüz bir şey göndermediniz.").
• Bölümler: fuarın sizden istediği bütün bölümler sırasıyla. Bu gönderime girecek bölüm yeşil Gönderilecek işaretini taşır ve neyin gideceğini yazar: katalog kaydı, yaka kartı sayısı, stant bilgileri ve alınlık, ürün ve hizmet sayısı tutarlarıyla, belge sayısı. Gönderimi engelleyen bölümde nedeni ve Tamamla bağlantısı bulunur; nedenler aşağıdaki tablodadır. Diğer bölümlerde durumu yazar (Organizatör onayı bekliyor, Onaylandı, İhtiyaç yok gibi). Bölümün adı sayfasını açar.
• Ek hizmet tutarlarınız: Ücretli bölümlerin (Teknik Hizmetler, Ekstra Malzemeler) dökümü ve "Stant bedeli bu tutara dahil değildir; sözleşmenizdedir." notu. Onaylanan sipariş ve talepler sözleşmenize eklenir; sözleşme onaylanınca fuar hesabınıza işlenir.
• Firma yöneticisi bu bölümü Tutarlarınız adıyla görür: ek hizmetlerin dökümünün altında Ek hizmetler toplamı, yürürlükteki sözleşmeden Stant bedeli (stant kodu ve sözleşmeye bağlantıyla) ve ikisinin toplamı Genel toplam (KDV dahil). Henüz onaylanmamış ek hizmet varsa not, genel toplamın bunları da içerdiğini söyler. Stant ve ek hizmetler farklı para birimindeyse genel toplam gösterilmez.

Gönderimi engelleyen nedenler:

Eksik varken Onaya gönder pasiftir ve yanında "Eksikleri tamamlayınca gönderebilirsiniz." yazar. Gönderilecek yeni bir şey yoksa pencerede yalnız Kapat bulunur. Açık sayfada kaydedilmemiş değişiklik varsa pencere "Bu sayfadaki değişiklikleri önce kaydedin." uyarısını gösterir.

Nasıl yapılır

Bölümleri doldurmak

1. Sol menüden ya da genel bakıştan bir bölümü açın.
2. Formu doldurun ve Güncelle (yaka kartlarında Yeni yaka kartı) ile kaydedin. Taslak eksik alanlarla da kaydedilebilir; eksikler gönderimde denetlenir.
3. Sorulan ama ihtiyacınız olmayan bölümde sayfanın başındaki "hayır" düğmesine basın. Ekran "Yanıtınız kaydedildi." der.
4. Bütün bölümler hazır görünene kadar devam edin.

Onaya göndermek

1. Sol menünün altındaki Onaya gönder düğmesine basın.
2. Bölümler listesinde Tamamla bağlantısı olan bölüm varsa ona gidip eksiği giderin.
3. Gönderilecek işaretli bölümleri ve tutarı kontrol edin.
4. Penceredeki Onaya gönder düğmesine basın. Ekran kaç kaydın organizatörün onayına gönderildiğini söyler ve genel bakışa döner.

Gönderdiğiniz bir bölümü geri çekmek

1. Onay bekleyen bölümün sayfasını açın.
2. Sağdaki paneldeki Geri çek düğmesine basın (yaka kartlarında düğme kartın satırındadır).
3. Bölüm yeniden taslak olur; düzenleyip kaydedin ve tekrar onaya gönderin.

Onaylanmayan bir bölümü düzeltmek

1. Pano'da ya da genel bakışta Düzeltme gerekiyor satırını açın.
2. Organizatörün notlarını okuyun. Organizatör birden çok not yazdıysa her biri ayrı satırdadır; bir alan belirttiyse notun önünde alanın adı vurgulu olarak yazar (örneğin "Alınlık yazısı" ya da "Katalogdaki ad"). Organizatörün listeden seçtiği hazır gerekçeler portalı kullandığınız dilde görünür.
3. Düzeltip kaydedin ve Onaya gönder ile yeniden gönderin.

Organizatörün kararından sonra

• Organizatör her bölüme ayrı karar verir. Bir bölümün onaylanmaması diğer bölümlerin onayını bozmaz.
• Karar verilince firmanızın portal kullanıcılarına, her birinin dilinde e-posta gider; aynı anda onaylananlar tek e-postada toplanır. Ret e-postası notları da yazar.
• Organizatör bir kayıt hakkında karar vermeden önce soru sorabilir. Soru yazışmanıza gelir ve bölümün sayfasında, sağdaki panelde Organizatörün sorusu olarak durur; Yanıtla yazışmayı açar. Siz yazışmaya yazınca soru panelden kalkar. Bu sırada kayıt onay beklemeye devam eder; bir şey değiştirmeniz gerekmez.
• Onaylanan yaka kartlarına kart numarası verilir.
• Onaylanan ekstra malzeme siparişi ve teknik hizmet talebi sözleşmenize eklenir. Katılımınız kesinleşmişse fuarın ilgili tedarikçilerine iş olarak da gider; aday katılımda bu, katılım kesinleşince olur.
• Katalog Bilgileri, Teknik Form ve Yaka Kartları onaydan sonra da düzenlenebilir. Değişikliği kaydettiğiniz bölüm yeniden Onaya gönderilmeyi bekliyor olur ve bir sonraki gönderimle gider; diğer bölümler onaylı kalır.
• Gönderilmiş sipariş ve teknik hizmet talebi, gönderildiği fiyatlarla salt okunur bir özet olarak görünür; değiştirmek için önce geri çekilir. Onaylanmış sipariş ve talep portaldan değiştirilmez; ekleme ya da değişiklik için organizatöre yazarsınız.
• Onaylanmış ve süresi geçmemiş bir belge portaldan değiştirilmez. Süresi geçen belge yeniden istenir.

Kurallar ve dikkat edilecekler

• Gönderim bir bütündür: gidecek kayıtlardan biri gönderilemezse (örneğin siparişinizdeki bir ürün siparişe kapatıldıysa) hiçbiri gitmez ve ekran nedenini söyler.
• Sipariş ve teknik hizmet talepleri gönderildiği anda fuarın o günkü fiyatlarıyla yeniden hesaplanır.
• Gönderilen her sipariş ve teknik hizmet talebi organizatörün onayını bekler; kendiliğinden onaylanmaz.
• "İhtiyaç yok" bir yanıttır, kayıt değildir: onaya gönderilmez ve onaylanmaz; organizatör yanıtınızı kendi ekranında görür. Bölüme sonradan kayıt eklerseniz yanıtın yerine geçer; kayıtları silerseniz bölüm soruyu yeniden sorar.
• Yalnız Organizatör onayı bekliyor durumundaki kayıt geri çekilebilir. Teknik formu geri çekmek onay bekleyen alınlığı da geri çeker.
• Gönderimi yalnız siz yaparsınız; organizatör gönderim yapmaz, karar verir.
• Zorunlu bir bölüm bitmemişse organizatörün belirlediği günlerde firmanıza hatırlatma e-postası gider: son tarihten önce (çoğunlukla 7 gün ve 1 gün kala) ve tarih geçtiği hâlde bölüm bitmemişse "süresi geçti" diye (çoğunlukla 3 gün sonra). Ekstra malzemeler için hatırlatma gitmez.

Önemli: Onaylanan sipariş ve talepler cari hesabınıza doğrudan borç yazmaz. Sözleşmenize eklenir; borç, firmanızın onayladığı sözleşmeyle hesabınıza işlenir. Ayrıntı: Sözleşme.

Sık sorulanlar

Onaya gönder düğmesi neden pasif?

Penceredeki Bölümler listesinde en az bir bölüm Tamamla bağlantısı taşır: zorunlu bir bölüm boştur, sunulan bir bölüm yanıtlanmamıştır ya da kaydettiğiniz bir kayıtta eksik vardır. Tamamla sizi o bölüme götürür.

Kaydettim ama organizatör görmüyor.

Kaydetmek bölümü organizatöre göndermez. Gönderim yalnız Onaya gönder penceresinden yapılır.

Organizatör bir bölümü onaylamadı; diğer bölümlerim de geri mi döndü?

Hayır. Yalnız o bölüm Düzeltme gerekiyor olur; diğerlerinin durumu değişmez.

İlgili sayfalar

• Fuar genel bakışı
• Katalog bilgileri
• Belgeler
• Yazışma ve bildirimler
• Katılımcı Hazırlığı
• Onay Bekleyenler