Görevler

Ekibin yapacağı işleri son tarih, öncelik ve sorumluyla planlamak; liste, kanban ve takvimde izlemek; e-posta hatırlatması ve sabah iş özeti almak.

Menüdeki yeri: CRM › Görevler
Gerekli yetki: Aktivite, görev ve randevuları görüntüleme
Paket özelliği: CRM

Ne işe yarar

Görevler, ekibinizin yapacağı işlerin listesidir: bir teklifi göndermek, bir firmayı geri aramak, eksik bir belgeyi istemek. Her görevin bir son tarihi, önceliği ve sorumlusu vardır; tarihi geçen görev Gecikmiş olarak öne çıkar.

Görevler firmaya, yetkiliye, fırsata, fuara, teklife ya da bir firma grubuna bağlanabilir ve bağlı olduğu kaydın ekranında da görünür. Kendi günlük işleriniz için Benim İşlerim ekranı, görevlerinizi ve randevularınızı gün gün sıralar.

Ekranda neler var

Görünümler ve hızlı seçimler

Liste, Kanban ve Takvim düğmeleri aynı görevleri üç biçimde gösterir. Kanbanda kartı Planlandı, Tamamlandı ve İptal edildi sütunları arasında sürüklersiniz; takvimde kartı başka bir güne sürükleyerek son tarihini değiştirirsiniz. Takvim görevleri ve randevuları birlikte gösterir; Görevler ve Randevular düğmeleriyle birini gizleyebilirsiniz.
Benim görevlerim / Tüm görevler ile kimin görevlerine baktığınızı seçersiniz.
Bugün, Gecikmiş, Bu hafta ve Yüksek öncelik düğmeleri sayılarıyla listeyi daraltır.
Sırada satırı, sıradaki görevin tarihini, saatini ve konusunu gösterir.

Filtreler

Arama kutusu konu, firma ve sonuç metninde arar. Durum, öncelik, sorumlu, fuar ve tarih aralığına göre filtrelenir; yalnız gecikmiş görevler için yukarıdaki Gecikmiş düğmesini kullanın.

Liste sütunları

Sütun	Anlamı
Görev	Görevin konusu; tıklayınca görev açılır.
Bağlantı	Görevin bağlı olduğu firma, yetkili ya da fırsat.
Sorumlu	Görevi yapacak çalışan.
Öncelik	Düşük, Normal ya da Yüksek; satırdan değiştirilebilir.
Son tarih	Görevin son tarihi; yanında "Bugün", "Yarın", "3 gün kaldı" ya da "2 gün gecikti" gibi bir not.
Durum	Planlandı, Tamamlandı ya da İptal edildi. Görevi tamamlamak için durumu satırdan değiştirin.

Sistemin dikkatinize sundukları

Listenin üstündeki bu kutu, Aksiyon Merkezi'nin kendiliğinden fark ettiği işleri gösterir; örneğin bir opsiyon, bir taksit ya da bir sözleşmeyle ilgili uyarılar. Bunlar henüz görev değildir; Görev oluştur ile konusu, tarihi ve önceliği önceden doldurulmuş yeni görev formunu açarsınız. Listeyi bir fuarla filtrelediğinizde ve yetkiniz varsa yönetim içgörüleri de burada çıkar. Kanban ve takvimde kutu tek satır olarak başlar.

Görev formu

Konu, Son tarih, Durum, Öncelik, E-posta hatırlatması ve Açıklama. Yeni görev ertesi gün saat 10:00 son tarihiyle ve Planlandı durumuyla açılır.
İlişkili kayıtlar: Firma, Yetkili, Fırsat, Fuar, Sorumlu ve birden çok şubeniz varsa şube.
Teklif: Bu görev bir teklif ile ilgili mi? sorusuna Evet derseniz teklifi ve Görevin amacı'nı (Genel, Teklifi gönder, Teklifi takip et) seçersiniz.

Bir firma grubunun kartından açılan Grup görevi formunda "Bu kayıt … firma grubu için oluşturuluyor" yazar; firma seçmezseniz görev grubun geneli için açılır.

Nasıl yapılır

Görev açmak

Yeni görev'e basın (firma kartında Ekle › Yeni görev, hızlı bakışta Görev).
Konuyu ve son tarihi girin, sorumluyu seçin.
Gerekiyorsa firmayı, yetkiliyi ya da fırsatı bağlayın ve bir E-posta hatırlatması seçin.
Kaydet'e basın.

Görevi tamamlamak

Listede ya da hızlı bakışta durumu Tamamlandı yapın, kanbanda kartı Tamamlandı sütununa sürükleyin ya da görevi açıp Tamamla'ya basın (burada sonucunu da yazabilirsiniz).
Tamamlanan bir görevi Yeniden aç ile tekrar planlı duruma getirebilirsiniz.

Görevi başkasına vermek

Görevi hızlı bakışta ya da kendi ekranında açın.
Sorumlu alanından yeni kişiyi seçin.

Hatırlatma ve sabah e-postası

E-posta hatırlatması

Görev ve randevu formundaki E-posta hatırlatması alanı şu seçenekleri sunar: Hatırlatma yok (varsayılan), Zamanında, 15 dakika önce, 1 saat önce ve 1 gün önce.

Hatırlatma kaydın sorumlusuna, onun panel dilinde (Türkçe ya da İngilizce) ve organizasyonunuzun e-posta servisinden gider. Hatırlatmalar birkaç dakikada bir kontrol edildiği için e-posta seçilen andan birkaç dakika sonra gelebilir.
Her hatırlatma bir kez gönderilir; gönderildiğinde kayıtta "E-posta gönderildi" yazar. Görevin tarihini değiştirirseniz (formdan, takvimde sürükleyerek ya da kanbandan) hatırlatma yeni tarihine göre yeniden gönderilir.
Tamamlanan ya da iptal edilen kayıt için ve başlangıcından bir saatten fazla geçmiş kayıt için hatırlatma gitmez.

Bugünkü işleriniz

Organizasyonunuzun saatiyle 08:00 ile 12:00 arasında, o gün işi olan her çalışana günde bir kez Bugünkü işleriniz e-postası gönderilir. E-postada gecikmiş görevler, bugünkü görevler ve bugünkü randevular (her biri en çok 10 satır) ve Benim İşlerim bağlantısı bulunur; o gün bir şey yoksa e-posta gönderilmez.

Bu e-postayı profilinizdeki Günlük iş özeti e-postası anahtarıyla kapatabilirsiniz. Her iki e-postanın metnini Şablonlar ekranında Görev hatırlatması ve Günlük iş özeti türleriyle kendinize göre yazabilirsiniz.

Not: Hatırlatma ve sabah e-postası yalnız aktif, e-posta adresi olan ve görevleri görme yetkisi süren kullanıcılara gider. Aboneliğiniz sona ermişse, paketinizde CRM yoksa ya da e-posta gönderimi kullanılamıyorsa gönderilmez.

Kurallar ve dikkat edilecekler

Sorumlu seçimi: görev yalnız etkin bir personele, görevleri görme yetkisi olan ve görevin şubesine, firmasına, fuarına, fırsatına ya da firma grubuna erişebilen birine verilebilir. Uymayan bir seçimde form nedenini yazar.
Teklif görevleri: amacı Teklifi gönder olan açık görevler, teklif gönderildiğinde kendiliğinden tamamlanır. Teklifi takip et görevi gönderimle kapanmaz. Zaten gönderilmiş bir teklif için Teklifi gönder amacı seçilemez.
Takip görevi: bir görüşme ya da randevu kaydederken Sonraki aksiyon için görev oluştur'u işaretlerseniz, sonraki aksiyon belirtilen tarihte size atanmış bir görev olarak açılır.
Pasif bir firma grubu için görev açılamaz; grup görevinde seçilen firma grubun aktif üyesi olmalıdır.
Yetkiler: aktivite, görev ve randevular için görüntüleme, oluşturma, güncelleme ve silme yetkileri ortaktır.