Şubeler

Ne işe yarar

Şube, organizatör firmanızın ofislerinden biridir: İstanbul, İzmir, Ankara gibi. Şube yalnız bir organizasyon birimi değil, aynı zamanda bir veri erişim kapsamıdır: fuarlar, firmalar, fırsatlar, aktiviteler ve finans hareketleri şubelere bağlıdır ve her kullanıcı yalnız erişimi olan şubelerin kayıtlarını görür.

Yeni açılan hesapta bir merkez şube hazır gelir. Tek ofisle çalışıyorsanız bu şube yeterlidir. Birden çok ofisiniz varsa ve ekiplerin yalnız kendi kayıtlarıyla çalışmasını istiyorsanız her ofis için ayrı bir şube açın.

Ekranda neler var

Liste her şubeyi bir satırda gösterir. Merkez şube listenin başında durur ve adının yanında Merkez etiketi taşır.

Arama kutusu ad, kod ve şehirde arar; yanındaki seçimle yalnız aktif ya da yalnız pasif şubeleri listeleyebilirsiniz. Şube, Kod, Şehir ve Durum başlıklarına tıklayarak sıralayabilirsiniz.

Rolünüzde Şube yönetimi yetkisi varsa sağ üstte Yeni şube düğmesini, her satırın sonunda da düzenleme kalemini görürsünüz. Yalnız görüntüleme yetkisiyle liste salt okunurdur.

Şube formu

Şube neyi kapsar

• Fuarlar. Her fuar tek bir şubeye aittir; fuarın stantları, katılımcıları, siparişleri ve diğer kayıtları da o şubenin kapsamındadır. Fuar açılırken şube seçilir; erişiminizde tek şube varsa seçim kutusu görünmez ve o şube kullanılır.
• Firmalar. Bir firmayla birden çok şube çalışabilir. Firma formundaki Şubeler alanında firmanın hangi şubelerle çalıştığı işaretlenir. Firma, erişiminizdeki şubelerden en az birine bağlıysa listenizde görünür.
• Fırsatlar ve aktiviteler. Her biri bir şubeye bağlıdır. Formda şube boş bırakılırsa firmanın şubesi kullanılır; seçilen şube, firmanın çalıştığı ve sizin erişiminizdeki şubelerden biri olmalıdır.
• Finans hareketleri. Her tahsilat, ödeme, tedarikçi faturası ve cari hareket tek bir şubeye aittir: bir fuara bağlıysa fuarın şubesine, değilse kaydedildiği şubeye. Cari hesaplar, raporlar ve listeler şubeye göre süzülebilir.

Kullanıcıların şube erişimi

Bir kullanıcının hangi şubeleri göreceği Kullanıcılar ekranında belirlenir:

• Tüm şubelere erişim işaretli kullanıcı, sonradan açılacaklar dahil bütün şubelerin verisini görür.
• İşaretli değilse kullanıcı yalnız kendisine seçilen şubelerin verisini görür.
• Bütün yetkileri taşıyan yönetici rolündeki kullanıcılar her zaman bütün şubeleri görür.

Not: Pasif bir şubenin kayıtlarını yalnız bütün şubelere erişimi olan kullanıcılar görür. Şubeye tek tek bağlanmış kullanıcılar, şube pasifken onun kayıtlarına erişemez.

Nasıl yapılır

Yeni şube açmak

1. Yeni şube düğmesine tıklayın.
2. Şube adı ve Kod alanlarını doldurun; isterseniz şehir, saat dilimi ve iletişim bilgilerini ekleyin.
3. Oluştur düğmesine tıklayın.
4. Şubede çalışacak kullanıcılara Kullanıcılar ekranından bu şubeye erişim verin.

Merkez şubeyi değiştirmek

1. Merkez yapmak istediğiniz şubenin satırındaki düzenleme kalemine tıklayın.
2. Merkez şube kutusunu işaretleyip kaydedin. Önceki merkez şube sıradan şubeye döner.

Şubeyi pasife almak ya da silmek

1. Şubenin düzenleme formunu açın.
2. Pasife almak için Aktif işaretini kaldırıp kaydedin.
3. Silmek için formun üstündeki Sil düğmesine tıklayın ve onaylayın. Silinen şubeye verilmiş kullanıcı erişimleri de kaldırılır.

Kurallar ve dikkat edilecekler

• Firmada her zaman en az bir aktif şube bulunmalıdır; son aktif şube pasife alınamaz ve silinemez.
• Merkez şube silinemez. Önce başka bir şubeyi merkez olarak işaretleyin.
• Açabileceğiniz şube sayısı paketinize bağlı olabilir. Sınıra ulaşıldığında yeni şube kaydedilmez; paketinizin sınırlarını Abonelik ekranında görebilirsiniz.
• Şubelerde yapılan değişiklikler İşlem Kayıtları ekranına yazılır.

İpucu: Bir ofisi kapatırken şubeyi silmek yerine pasife almayı düşünün. Pasif şube yeni kayıtlarda seçilemez, ama kullanıcıların şube erişimleri silinmez; şubeyi yeniden aktif yaptığınızda erişimler geri gelir. Silinen şubenin kullanıcı erişimleri ise kaldırılır.

İlgili sayfalar

• Kullanıcılar
• Roller ve Yetkiler
• Temel kavramlar
• Fuarlar
• Firmalar