Toplu E-posta

Tek bir metni CRM kişilerine, bir fuarın katılımcılarına ya da ziyaretçilerine gönderme; taslak, önizleme, izin kuralları, gönderim ve durdurma.

Menüdeki yeri: İletişim › Toplu E-posta
Gerekli yetki: Toplu e-posta gönderme
Paket özelliği: E-posta

Ne işe yarar

Toplu E-posta, bir kez yazdığınız metni çok kişiye göndermenizi sağlar: CRM kişilerine bülten, bir fuarın katılımcılarına duyuru ya da ziyaretçilerine hatırlatma. Her alıcıya kendi iletisi gider; metindeki alanlar o kişinin bilgileriyle doldurulur ve her ileti Gönderim Geçmişi ekranında ayrıca görünür. Toplu e-posta önce taslak olarak yazılır, kime gideceği önizlenir, sonra gönderilir.

Ekranda neler var

Yeni toplu e-posta düğmesi: taslak formunu açar.
Süzgeçler: Ad veya konu ara kutusu ve Tüm durumlar listesi.
Liste sütunları: Ad, Alıcılar (alıcı grubu ve fuar), Amaç, Durum, Alıcı (iletisi yazılan kişi sayısı), Giden (gönderilmiş, ulaşmış ya da açılmış ileti sayısı) ve Gönderim tarihi. Taslak satırlarında Düzenle ve Sil de bulunur.

Durumlar

Durum	Anlamı
Taslak	Yazılıyor; hiçbir yere bir şey gitmedi. Düzenlenebilir ve silinebilir.
Hazırlanıyor	Gönderildi; alıcıların iletileri birkaç dakika içinde kuyruğa yazılıyor.
Gönderiliyor	Bütün iletiler kuyrukta ya da yolda.
Tamamlandı	Gönderilecek ileti kalmadı.
Durduruldu	Gönderim durduruldu; henüz gitmemiş iletiler gönderilmeyecek.

Taslak formu

Alıcılar

Kime gidecek? sorusunun üç cevabı vardır:

Seçenek	Kimlere gider
CRM kişileri	Aktif firmaların e-postası olan aktif kişileri. Firma aşaması, Sektör ve Kişi etiketi süzgeçleriyle daraltılır.
Fuar katılımcıları	Seçilen fuara katılan firmaların (iptal edilmemiş katılımlar) e-postası olan aktif kişileri.
Fuar ziyaretçileri	Seçilen fuarın kaydı iptal edilmemiş ziyaretçilerinden Organizatör bilgilendirmeleri iznini verenler; tanıtım iletisinde Pazarlama iletileri iznini verenler.

Fuar: katılımcılara ve ziyaretçilere yazarken zorunludur; kişilere yazarken metindeki {{Fuar}} alanını doldurur.
Yalnız ana kişiler: her firmanın yalnız birincil yetkilisine gönderir; ziyaretçilerde kullanılmaz.

İleti

Ad: toplu e-postanın listedeki adı (örneğin "Ekim bülteni"); alıcılar görmez.
Amaç: Bilgilendirme (mevcut iş ilişkisiyle ya da fuarla ilgili: katılım işleri, fuar günleri, ulaşım, kurallar) ya da Tanıtım / kampanya (ticari ileti). Her taslakta siz seçersiniz.
Konu ve Metin: e-postanın konusu ve gövdesi.

Sağdaki Kullanılabilir alanlar kutusu metne yazabileceğiniz alanları gösterir: {{Organizator}}, {{Firma}}, {{Yetkili}}, {{Fuar}} ve {{Tarih}}. Şablondan doldur kutusu, Serbest mesaj türündeki etkin e-posta şablonlarını listeler; seçtiğinizde şablonun konusu ve metni forma gelir, alanlar her alıcı için ayrıca doldurulur.

Önizleme ve gönderim

Taslağı kaydettiğinizde toplu e-postanın sayfası açılır. Taslak sayfasında Gönderilirse kutusu, şu anda gönderseniz ne olacağını gösterir:

kaç alıcıya kendi iletisinin gideceği,
izin kuralları nedeniyle kaç kişinin dışarıda kalacağı,
aynı adres listede birden çok kez geçiyorsa kaç tekrarın atlanacağı (her adrese tek ileti gider),
adresi geçersiz olan ya da metindeki bir alan için bilgisi bulunmayan kaç kişi olduğu (örneğin metinde {{Firma}} varken firması bilinmeyen bir ziyaretçi).

Altındaki Örnek ileti kutusu, listedeki ilk alıcıya gidecek iletiyi alanları doldurulmuş olarak gösterir. Metin kurulamıyorsa sorun kırmızı kutuda yazar; listede e-posta gönderilebilecek kimse yoksa bu da yazılır. Bu iki durumda Gönder düğmesi görünmez.

Gönderildikten sonra sayfada Gönderim durumu kutusu yer alır: Alıcı, Giden, Sırada, Ulaşmadı ve Gönderilmedi (durduruldu) sayıları. İletileri gör düğmesi, gönderim geçmişini bu toplu e-postanın iletilerine süzer.

Nasıl yapılır

Bir fuarın katılımcılarına duyuru göndermek

İletişim › Toplu E-posta ekranında Yeni toplu e-posta'ya tıklayın.
Kime gidecek? sorusunda Fuar katılımcıları'nı seçin ve Fuar listesinden fuarı seçin. Yalnız birincil yetkililere yazmak istiyorsanız Yalnız ana kişiler'i işaretleyin.
Ad'ı yazın, Amaç olarak Bilgilendirme'yi seçin, Konu ve Metin'i doldurun.
Taslağı kaydet'e tıklayın.
Açılan sayfada Gönderilirse kutusundaki sayıları ve Örnek ileti'yi kontrol edin.
Gönder'e tıklayın ve onaylayın. Durum Hazırlanıyor olur; iletiler birkaç dakika içinde kuyruğa yazılır ve sırayla gider.

Gönderimi durdurmak

Durumu Hazırlanıyor ya da Gönderiliyor olan toplu e-postayı açın.
Durdur'a tıklayın ve onaylayın. Henüz gitmemiş iletiler iptal edilir; gitmiş olanlar geri alınamaz.

Kurallar ve dikkat edilecekler

Ekranı Toplu e-posta gönderme yetkisi olanlar kullanır; paketinizde E-posta özelliği açık olmalıdır.
Alıcı listesi gönderim anında okunur, taslağın yazıldığı anda değil: arada eklenen kişi listeye girer, arada tanıtımı reddeden çıkar. Liste, Gönder'e basan kullanıcının şubelerine göre okunur: CRM kişilerinde yalnız o şubelerin firmaları, fuar seçeneklerinde yalnız o kullanıcının görebildiği fuar.
Tanıtım amaçlı toplu e-posta, tanıtımı reddetmiş adreslere gitmez; ziyaretçiler gibi bireysel alıcılara yalnız izin verdilerse gider. Her tanıtım e-postasının altına ret bağlantısı eklenir. Kuyrukta beklerken alıcısı tanıtımı reddeden ileti kalıcı olarak iptal edilir.
Ziyaretçilere bilgilendirme de yalnız Organizatör bilgilendirmeleri iznini vermiş olanlara gider.
Bir kişinin beklediği tekil iletiler, toplu e-postanın kopyalarından önce gönderilir; büyük bir liste diğer e-postaları bekletmez.
Metinde tanınmayan bir alan varsa ya da {{Fuar}} kullanılıp fuar seçilmemişse taslak kaydedilmez.

Önemli: Gönderilmiş toplu e-posta değiştirilemez ve silinemez; iletileri gönderim geçmişinde kalır. Yalnız taslaklar düzenlenir ve silinir.