İçeriğe geç

Başlarken

İlk kurulum

Hesabınızı hangi sırayla kuracağınız — firma ayarları ve şubelerden ilk fuarın fiyatlarına, katılımcı hazırlık adımlarından ilk portal davetine kadar.

Ne işe yarar

Bu sayfa, yeni açılmış bir organizatör hesabının ilk fuarı satışa açmaya hazır olması için izlenecek sırayı verir. Adımlar birbirine dayanır: örneğin stant tanımlamak için önce fuarın salonları, salon seçmek için önce fuar alanı gerekir. Sırayla ilerlerseniz hiçbir ekran sizi "önce şunu tanımlayın" diye geri göndermez.

Kurulumu firma yöneticisi rolündeki bir kullanıcı yapar; bu rolde bütün yetkiler vardır.

1. Firma ve bölge ayarları

Sistem Ayarları ekranında firmanızın profilini ve varsayılanlarını girin:

  • firma adı, ticari unvan, vergi dairesi ve numarası, adres ve iletişim bilgileri,
  • Varsayılan para birimi, Varsayılan dil, Saat dilimi ve Tarih formatı — yeni fuarlar, belgeler ve e-postalar bu değerlerle başlar,
  • e-postaların başında görünecek E-posta logosu,
  • yeni teklif ve sözleşmelerin "Ödeme ve teslim koşulları" alanına gelecek Teklif ve sözleşme koşulları.

2. Şubeler, kullanıcılar ve roller

  1. Şubeler ekranında çalıştığınız şubeleri tanımlayın. Tek ofisle çalışıyorsanız hazır gelen merkez şube yeterlidir.
  2. Roller ve Yetkiler ekranında satış, operasyon ve finans ekipleriniz için roller oluşturun. Yeni hesapta yalnız bütün yetkileri taşıyan firma yöneticisi rolü bulunur; diğer ekiplere işlerine yetecek kadar yetki veren roller tanımlamanız önerilir.
  3. Kullanıcılar ekranından ekip arkadaşlarınızı e-postayla davet edin; her kullanıcıya rolünü ve görebileceği şubeleri verin. Davet edilen kişi şifresini kendisi belirler.

İpucu: Personelin iki adımlı doğrulama kullanmasını istiyorsanız Sistem Ayarları'ndaki güvenlik kartından zorunlu yapabilirsiniz.

3. İletişim kanalları

İletişim Ayarları ekranında gönderici adını, yanıt adresini ve e-posta servisinizi tanımlayın; paketinizde varsa SMS ve WhatsApp hesaplarını da bağlayın. Portal davetleri, sözleşme onay e-postaları ve hatırlatmalar bu servisle gider. Hazır gelen mesaj metinlerini Şablonlar ekranında kendi dilinize göre düzenleyebilirsiniz.

4. Tanımlar ve katalog

  1. Tanımlar ekranında sektörler, kaynaklar ve belge türleri gibi listeleri kendi işinize göre düzenleyin. Katılımcılardan isteyeceğiniz belgeler ve kuralları da buradan belirlenir.
  2. Ekstra Malzemeler ekranında katılımcılara kiralayacağınız masa, sandalye, aydınlatma gibi malzemeleri; Teknik Hizmetler ekranında elektrik, su, internet gibi hizmetleri tanımlayın. Fiyatlar burada değil, her fuarın kendi sekmesinde girilir.

5. Fuar alanı ve ilk fuar

  1. Fuar Alanları ekranında fuarın yapılacağı alanı ve salonlarını tanımlayın.
  2. Fuarlar ekranından fuarı açın: tarihleri, para birimini, saat dilimini ve fuar alanını seçin; salonları alanın salonlarından seçin ya da başka bir fuarın yerleşimini kopyalayın.
  3. Fuarın salonlarına stantları çizin ve yerleşim planını kontrol edin.
  4. Fuarın Stantlar sekmesindeki Fiyatlar bölümünde stant fiyatlarını girin.
  5. Fuar kartının ilk sekmesi olan Operasyon Ayarlarında katılımcı hazırlığının hangi adımlarının zorunlu olduğunu ve son teslim tarihlerini belirleyin, Teknik Hizmetler ve Ekstra Malzemeler bölümlerinde fiyatları girin. Ekrandan açılan yeni bir fuar, aynı para birimindeki en son fuarınızın teknik hizmetleriyle başlar; fiyatları gözden geçirip yayınlamanız yeterlidir. Hatırlatma e-postaları son teslim tarihlerine göre gider.

6. Finans

  1. Banka / Kasa ekranında tahsilatların gireceği hesapları açın. Portalda gösterilmesini istediğiniz banka hesaplarını işaretleyin; katılımcı ödeme yaparken IBAN'ı orada görür.
  2. Katılımcıların portaldan kartla ödemesini istiyorsanız Ödeme Ayarları ekranında ödeme sağlayıcınızı bağlayın. Aynı ekrandan otomatik ödeme hatırlatmalarını da açabilirsiniz.

7. Satış ve katılımcılar

Artık satışa başlayabilirsiniz:

  1. Firmalarınızı Firmalar ekranına ekleyin ya da dosyadan aktarın.
  2. Teklif ve sözleşme hazırlayın. Sözleşme firmaya onaya gönderilir ya da firmanın başka yolla verdiği onay panelde kaydedilir.
  3. Katılımcılar ekranından firmanın çalışanlarına portal erişimi verin. Davet edilen kişi portalda hesabını etkinleştirir ve fuar hazırlığına başlar.

Not: Önceki bir sistemden gelen firma bakiyelerini devir sözleşmesi olarak dosyadan aktarabilirsiniz; ayrıntı için Veri içe ve dışa aktarma sayfasına bakın.

İlgili sayfalar